Excelgestion pour PC/Mac français/allemand/anglais | Site principal de Christian Roux | Contact: excelgestion@bluewin.ch | Blog de Christian Roux sur Android | Blog de Christian Roux sur iOS

 

PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE (Remise à zéro après facture en moins d'1 minute).
AJOUTEZ EN TOUT TEMPS ARTICLES ET CLIENTS PAR DE SIMPLES COPIER-COLLER ET PASSEZ ALTERNATIVEMENT D'UNE PLATEFORME A L'AUTRE!

SEMI-AUTOMATIC INVOICING PROGRAM WITH STOCK MANAGEMENT (Reset after invoice in less than 1 minute).
ADD ANYTIME ITEMS AND CUSTOMERS EASILY BY COPY AND PASTE, AND GO ALTERNATIVELY FROM ONE PLATFORM TO ANOTHER!


Un programme astucieux, un concentré vitaminé, avec notamment gestion de stock, adresse de livraison, rabais individuels et gestion des paiements.
Bien pensé, bien fait, jusque dans les moindres détails.

A clever program, a concentrated vitamin, the only one with stock management.
Well thought out, well done, down to the smallest detail.

Une facture propre et détaillée.
A clean and detailed invoice.

Fonctionne sans connexion internet (aussi pour réaliser des PDF, grâce à une astuce), sur votre appareil, ou si souhaité stocké sur le Cloud.
Works without internet connection (also to make PDF, thanks to a tip), on your device, or if desired stored in the Cloud.
Fonctionne aussi en anglais (also works fully in english)
Vous réalisez la facture en étant sur la facture.
You make the invoice while being on the invoice.

Compatibilité

Sur mobiles, ExcelgestionMobile v9 fonctionne sur tablette (un iPad sera plus confortable). Il faut utiliser "Microsoft Excel sur iOS" (gratuit avec écrans de max. 10.1") et "Microsoft Excel sur PC et Mac". Sur PC le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" va aussi très bien. Sur iOS pour différentes opérations le programme gratuit "WPS Office de Kingsoft" vous rendra de grands services, je vous conseille de l'installer.
Je recommande d'installer "Send anywhere de Estmob Inc." pour passer les fichiers d'une machine à une autre en Wi-Fi et d'utiliser aussi "Fichiers de Apple" pour stocker et annoter les fichiers PDF. Je recommande le clavier "Hacker's keyboard" sur Android, et "ai.type" sur iOS. L'utilisation d'un stylet est également recommandée. Un clavier externe bluetooth (p.ex. Logitech K380) peut aussi s'avérer très pratique et vous gagnerez du temps pour la saisie de vos articles et de vos clients. Pour la saisie des factures proprement dites, le stylet (ou le doigt) va plus vite. Je vous fournis volontiers la liste de tous les raccourcis clavier.

Particularités d'ExcelgestionMobile v9 par rapport à v8: dans la facture les articles sont dans l'ordre de la saisie. Vous pouvez relativement simplement transformer une offre/devis en facture (ou tout autre du même type). Vous pouvez saisir 20000+ clients. Articles max: env. 1000. (Note: si vous n'avez pas particulièrement besoin de ces fonctionnalités, je vous conseille de vous reporter sur la version 8 d'ExcelgestionMobile.)
Particularités d'ExcelgestionMobile v8 par rapport à v9: dans la facture les articles sont dans l'ordre de la liste (et non l'ordre de saisie). Il est possible mais pas simple de transformer une offre/devis en facture (ou tout autre du même type). Si vous avez besoin de plus de 200 clients, me demander pour que je fasse une modification (dans ce cas 20000+). Articles max: 20000+. (Note: si vous avez besoin de ces fonctionnalités, je vous conseille de vous reporter sur la version 9 d'ExcelgestionMobile.)

Fonctionnalités détaillées


Télécharger (sur PC ou Mac) toutes les versions démo Excelgestion dans un ZIP

Liens rapides

Tutoriels sur Youtube / Video Tutorials on Youtube (in english)

Tutoriels (en français) / Tutorials (in english)

Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces


COMMENT CRÉER UNE FACTURE
Créer et envoyer une facture avec ExcelgestionMobile v9 est simple et rapide: vous pouvez le faire sur votre ordinateur personnel ou votre tablette. Voici comment (sur iPad):
Étape 1 - Dans la feuille "Set", saisissez en C1 le numéro du client (en col. A) choisi. Au besoin filtrez la liste ou ajoutez votre client.

Étape 2 - Dans la feuille "Art" saisissez (ou copiez-collage spécial, valeurs) le numéro de l'article (en col. B) choisi en feuille Print en A17. Pressez la touche tabulation et indiquez la quantité en C17 et le rabais éventuel en F17. Refaite l'opération pour chaque article. Enregistrez le fichier.
Étape 3 - Pour imprimer, pressez menu Fichier, Imprimer, AirPrint et faites la procédure. Pour faire un PDF, pressez Fichier, Exporter, PDF, Suivant, indiquez le numéro de la facture (1000, 1001, etc), (sur mon iPad) Exporter.

REMETTRE A ZÉRO

Étape 4 - Sur feuille "Archive", sélectionnez les lignes pleines tout en haut (en glissant dans l'en-tête), Copier. Faites bouger l'écran avec votre doigt et glissez la Barre de défilement qui s'affiche à droite, allez sur la prochaine ligne libre depuis la ligne 200, cliquez sur la col. A, Collage spécial, Valeurs.
Étape 5 - Revenez en feuille Print et sélectionnez et effacez les données d'articles en col. A, C et F. En A16 "Effacer le filtre" pour voir toutes les lignes. Enregistrez votre fichier. 

HOW TO CREATE AN INVOICE - (en travaux, ici version ExcelgestionMobile v8)
Creating and sending an invoice with ExcelgestionMobile v9 is quick and simple - You can do this on your home computer or tablet. Here’s how (on iPad):
Step 1 - In sheet "Set", on the next free line, column A, add the client (to go next line, press a long time "New Line" in its field).
Step 2 - In sheet "Print", scroll down the drop-down list of the client and select the right client.
Step 3 - Add the quantity in column "Qty" and ev. Discount in column "%". You can search with drop-down or Search tool or by scrooling. Repeat the operation for each item.
Step 4 - Press drop-down in cell C16 ("Qty") and "Select All", then desactivate "(Blanks)". Click next to the drop-down to validate it.
Select "File" (in the top bar), Save. Then again: Export, PDF, Next, give the number of the document (as in cell E14, eg. "1000"), Export - or Print, AirPrint, Next, Print.
Now your invoice is on it’s way. You can also use xlgm8 to manage your stock, to keep track of payments and your overall business performance.

(>Haut de page)

TUTORIELS VIDÉO SUR YOUTUBE - (en travaux, ici version ExcelgestionMobile v8)


1.- 1ère facture simple et création d'un PDF

2.- Ajouter des articles que l'on a filtrés

3.- Découvrir les listes déroulantes

4.- Ajouter un nouveau client

5.- Copier les statistiques du jour

6.- Scanner et chercher un numéro de codes-barres

VIDEO TUTORIALS ON YOUTUBE - (en travaux, ici version ExcelgestionMobile v8)


1.- 1st simple invoice and creation of a PDF

2.- Add items that have been filtered

3.- Discover the drop-down lists

4.- Add a new customer

5.- Copy the statistics of the day

6.- Scan and search for a barcode number


Revenir en haut de page



Télécharger (sur PC ou Mac) toutes les versions démo Excelgestion dans un ZIP


(>Haut de page)

Q&R Questions-Réponses / Trucs & Astuces - (en travaux, ici version ExcelgestionMobile v8)

Q: Quand j'imprime votre version démo l'adresse (ou les adresses gauche et droite) n'apparaissent pas exactement au bon endroit dans la/les fenêtre(s) de l'enveloppe.
R: Si vous achetez le programme, vous me direz en millimètres, de combien il faut bouger l'adresse horizontalement et verticalement. Chaque cas est singulier.

Q: Je voudrais importer mes contacts, comment faire?
R: Saisissez-les en feuille "Set", colonne A, depuis la prochaine ligne libre, puis cliquez en A1 et triez la colonne. Si vous avez une liste d'adresses dans des champs, aidez-vous du fichier "MettreVosAdressesDansXlgm8.xls" (qui se trouve dans le fichier ZIP avec tous les fichiers démo) puis copiez-collage spécial (Valeurs) dans xlgm8, colonne A. Si vous avez des difficultés pour le faire, demandez-moi, en principe je le fais gratuitement.

Q: Quelles informations supplémentaires peut-on voir pour chaque article?
R: En feuille "Print", sélectionnez les colonnes G à L en sélectionnant les col. F et M (en tirant la poignée verte de l'une à l'autre). Cliquez sur "Afficher". Vous pouvez voir: le prix de revient (PR), le prix d'achat (PA), le fournisseur, le poids unitaire, la location et un champ de remarque. Pour faire une commande au fournisseur ou un Retour de marchandise, vous voudrez vraisemblablement afficher le prix d'achat (col. H) et non le prix de vente (col. F). Basculez la cellule H14 de Passif à Actif. Choisissez un fournisseur et filtrez la colonne I sur ce fournisseur. Masquez les colonnes F-G et H-I et imprimez le document. Pour masquer ces colonnes sélectionnez-les puis "Masquer". N'oubliez pas après de remettre la feuille dans son statut normal.

Q: Comment Insérer/Supprimer des articles?
R: La feuille "Print" est protégée mais les colonnes que vous devez compléter sont libres.
• Commencez par insérer vos articles au début de la liste puis au fur et à mesure, peu importe l'ordre alphabétique et/ou numérique. Dans la liste de filtrage ils seront présentés par ordre alphabétique et quand vous filtrez, tout apparait quel que soit l'ordre.
• Si vous devez supprimer un article, effacez ses données mais n'essayez pas de supprimer la ligne. Remettez les nouveaux articles dans les "trous". Vous pouvez, lorsque vous supprimez un article, mettre dans la Désignation : "blank" (= vide), comme cela quand vous voulez créer un article, cherchez parmi les "blank" et ajoutez-le.

Q: La colonne D de la feuille "Print" est en rouge, qu'a-t-elle de spécial?
R: Elle a plusieurs usages: en haut (jusqu'à la ligne 14) elle affiche des données résumées:
• Si le document est une "Commande fournisseur" il faut afficher "PA" (le prix d'achat), dans tous les autres cas "PV" (le prix de vente). C'est donc simple!
• Le poids total net (sans emballage). Vous sert à compter les frais de transport.
• La valeur totale des rabais accordés.
• Votre marge brutte. Ces deux lignes sont dynamiques, elles s'ajustent selon ce que vous facturez et les rabais que vous accordez.
Puis dès la ligne 17 elle affiche le stock en cours (note: vous pouvez ne pas gérer le stock et donc ne rien mettre dans cette colonne, vous aurez néanmoins des statistiques de vente en feuille "Stats"). Quand vous vendez une quantité de "30", si la colonne "D" indique "76", modifiez-là à "46" (76-30=46). Vous verrez qu'un tout petit peu de calcul mental est simple (et en principe sûr) et que l'opération est très rapide!
Il faut impérativement masquer la colonne D avant de faire un PDF ou d'imprimer car elle a des données confidentielles. Pour la rendre visible, sélectionner la colonne précédente et suivante et cliquer sur "Afficher".

Q: Autres questions sur la Gestion du stock
R: La valeur du stock au PA et PV s'affichent en F13 et F14 de la feuille "Stats".

Q: Comment indiquer à quel fournisseur correspond quel(s) article(s)?
R: En sélectionnant la colonne J de la feuille "Print". Indiquez en regard de chaque article une abréviation de son fournisseur. Remasquez les colonnes G-M (ainsi bien sûr que la col. D) quand vous facturez et imprimez; et les rendre visibles, notamment, quand vous préparez une commande fournisseur.

Q: Comment gérer le stock des prestations et services (heures, tâches, leçons, etc., à la différence des articles physiques)?
R: Ne mettez pas de quantités dans la colonne du stock (vous n'avez pas un stock d'heures!), ni ne déduisez de quantités lors de ventes. Pour ces articles, mettez le PA au même niveau que le PV.

Q: En alternance, la marchandise facturée est emportée par le client ou envoyée par poste, comment faire?
R: Sur la dernière ligne de facture (la ligne 1017, laissez toujours la quantité à "1") vous pouvez choisir l'un des 5 textes à choix en colonne B (modifiables en col. O de la feuille Set). Si c'est "emporté par le client", mettez le montant de port (col. F) à zéro.

Q: Comment faire les copier-coller à l'intérieur du fichier xlgm8?
R: Sauf rares exceptions faites toujours des copier-collage spécial, Valeurs.

Q: Comment faire les copier-coller depuis un autre fichier pour importer des articles ou des clients
R: Sur PC/Mac ouvrez les deux fichiers et faites des copier-collage spécial (Valeurs). Sur iOS et Android, faites-le sur WPS Office (s'il y a des sauts de lignes dans les champs, sinon vous pouvez le faire sur Excel). Transférez les fichiers dans WPS Office. D'abord copiez les données du fichier source. Sans enregistrer, fermez le fichier. Ouvrez le fichier cible et collez (si possible: collage spécial (Valeurs)) les données. Enregistrez le fichier et transférez-le dans l'app "Fichiers".

Q: J'ai fait des opérations dont je ne suis plus sûr. Comment revenir en arrière?
R: Pressez "Retour en Arrière" (en haut à gauche de l'écran) le nombre de fois que souhaité pour revenir pas après pas. Puis au besoin "Retour en Avant" pour revenir en tout ou en partie d'où vous étiez parti. Note: à la différence des versions sur Mac/PC, sur iOS/Android la fonction "Retour" fonctionne aussi si vous avez enregistré le fichier. Mais pas si vous l'avez fermé/rouvert! Cette fonction est très utile!

Q: Je veux réaliser un PDF sans connection internet (iOS).
R: Installez le programme "WPS Office" de Kingsoft. Sur Excel, Menu "Envoyer une copie" -> "avec une autre application" -> choisissez WPS Office. Enregistrez le fichier puis créez un PDF (Exportez en tant qu'image, et non en tant que pages séparées), que vous stockerez dans l'app "Fichiers". Procédure très semblable sur Android.

Q: Je veux rentrer des adresses en nombre dans ExcelgestionMobile v8. Comment le faire productivement?
R: Aidez-vous du fichier "MettreVosAdressesDansXlgm8.xls" (dans le fichier ZIP sur internet). Saisissez ou Copiez-collez votre propres champs (au besoin allongez la colonne A), puis copiez-collage spécial (valeurs) la colonne A, dans la colonne A de la feuille "Set" en xlgm8. Triez la liste (cliquez sur A1 pour sélectionner toute les adresses, puis "Trier A-Z"). Voir aussi plus bas pour faire des sauts de ligne: "Q: Je voudrais insérer une/des ligne(s) blanche(s) dans le document-facture."

Q: Comment rentrer les articles dans la feuille "Print"?
R: Commencez par rendre visibles les colonnes qui sont cachées, dans la feuille "Print": Sélectionnez l'entête, colonnes C:E (glissez la Poignée de sélection), puis "Afficher". Puis de même "J:R": Sélectionnez les colonnes, "Afficher". Les champs à remplir sont "Réf. (Numéro d'article, choisissez un numéro, ou p.ex. EAN13), "Désignation", "Stock" (colonne D, votre stock d'inventaire initial), "Catégorie ou Unité", "Prix unitaire" (de vente), "T" soit "1", "2" ou vide si pas de TVA, "Prix d'achat" (col. L) et "Poids unitaire" (en kg, col. M). Remasquez la colonne D: sél. l'entête, puis "Masquer". De même les col. L à Q, "Masquer". Enregistrez votre fichier.

Q: Je veux faire une offre ou un devis, comment être le plus productif?
R: Note: ExcelgestionMobile v8 n'est pas le plus adapté si vous faites systématiquement des offres qui deviennent ultérieurement des factures, ou d'autres documents qui vont évoluer.
Faites votre offre/devis comme vous feriez une facture. Indiquez "Offre" ou "Devis" en A11 de la feuille "Print". Choisissez les textes en en-tête, bas de page et conditions de paiement. Enregistrez-la et imprimez-la (aussi une copie pour vous). Puis voyez le tutoriel: "STOCKER TEMPORAIREMENT UN DOCUMENT (LA FEUILLE "TEMP")".

Q: Je dois non seulement faire une facture, mais aussi un Bulletin de livraison, p.ex.
R: Faites les deux coup sur coup et imprimez-les directement, car il n'est pas possible en xlgm8 d'archiver un document en une étape. Voir aussi la Q&R précédente.

Q: Je tombe en rupture de stock. Je veux informer le client mais garder la commande en attente, puis livrer quand j'aurai reçu cette marchandise. Comment faire?
R: Selon la copie d'écran, indiquez de la façon suivante, en col. B de l'article, (1) indiquez selon l'exemple "Rupture de stock, suivront 4ex. S17": indiquez en col. "C" (2) la quantité que le client commande (ici "4"), filtrez puis terminez la facture en retirant cette quantité (toujours voir (2)). Au besoin indiquez (s'il n'est pas visible à l'écran) (3) le nom du client. Enfin si vous la connaissez vous pouvez indiquer la date (ou la semaine, p.ex. S17) de réapprovisionnement. Faites une copie d'écran ou une copie papier et gardez-là à votre disposition. Lorsque vous commanderez la marchandise puis quand vous la recevrez, reprenez cette fiche de reliquat et livrez au(x) client(s) ce qui reste. Sur iOS vous pouvez extraire la copie d'écran (fichier image png) de "Photo/Pellicule" et la mettre, p.ex. en "Fichiers", puis la nommer de la référence de l'article et de la quantité, ici p.ex. "111-4".

Q: Je veux antidater une facture de 3 jours.
R: Éditez la cell B13, feuille "Print" et ajoutez à la formule qui s'affiche "-3". Puis "Enter". La nouvelle date s'affiche. Terminez votre facture. N'oubliez pas de retirer ce "-3" après.

Q: Je veux chercher un article par son numéro.
R: En feuille "Print", vous pouvez utiliser le filtre sur la colonne A, ça sera le plus rapide. Autre possibilité: sélectionnez la colonne "A", cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier une portion ou tout le numéro, puis Enter. Vous êtes au numéro recherché. Ou encore peut se faire aussi avec le scanner de votre appareil mobile et via l'app BarcodeFacile (recommandée) d'après un code-barres. Au scanner avec l'app de scannage, scannez un code-barres, pressez "Copier" sur cette app. Basculez sur xlgm8 puis faites l'opération décrite plus haut, en "Collant" la recherche du code-barres dans l'Outil "Chercher", etc.

Q: Je veux mettre mon logo au haut de la feuille "Print".
R: Envoyez-moi votre fichier xlgm8 et votre logo et raison sociale (si vous le voulez avec une présentation sur Word ou Excel), puis payez le prix du logiciel/template sur paypal.com (à c.roux@bluewin.ch). À réception du paiement, j'ajoute vos indications comme demandé et vous envoye votre fichier xlgm8.

Q: Un article qui tient sur plusieurs lignes s'affiche sur 1 ligne et est tronqué. Comment l'afficher juste?
R: Sélectionnez la/les cellule(s) en question, en feuille "Print", col. "B". En menu "Accueil", cliquez sur "Dimensions de la cellule" puis "Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne", l'article s'affiche en entier. À noter que les articles s'affichent toujours en entier à l'impression/PDF, même s'ils sont tronqués sur la feuille "Print".

Q: Mon document fait plus qu'une page et je veux gérer l'endroit de la césure page 1-page 2
R: Ajoutez dans le dernier article de la 1ère page quelques sauts de lignes dans la colonne B, "Désignation", de façon à "pousser" l'article suivant sur la page suivante. Regardez l'effet en prévisualisant le ficher (>fichier >imprimer). Après impression ou pdf, effacez ces sauts de lignes.

Q: Vous devez monter ou descendre rapidement en haut/bas sur une feuille. Comment faire?
R: Excel dispose d'une barre de défilement verticale (à droite sur l'écran). Glissez légèrement la page verticalement puis utilisez la barre de défilement pour descendre ou monter rapidement et de façon précise (la ligne active s'affiche).

Q: Je suis au milieu de la feuille "Print" et veux rapidement aller en haut ou en bas, sans avoir à scrooler.
R: Sélectionnez la colonne C, cliquez sur l'Outil "Chercher" et tapez au clavier "Q", puis Enter (une ou deux fois) pour aller tout en haut ou tout en bas. Voir aussi la Q&R précédente.

Q: Lorsqu'on fait une copie du document pour un tiers (p.ex. adresse de livraison ou bulletin de livraison), comment supprimer les indications de prix?
R: En "Fichiers" (sur iOS) dupliquez le fichier PDF. Sur l'une des copies, avec l'outil "Stabilo blanc", effacez tout ce qui concerne les prix. Envoyez ce fichier au destinataire de la livraison.

Q: Comment lorsque l'on fait la caisse, le soir, séparer les paiements par type?
R: En feuille "Stats", la cellule B11 indique les paiements. En B5, vous pouvez indiquer (l'un après l'autre) les types de paiements que vous voulez comptabiliser (cash, mc, visa, bq, paypal, etc. -Créez les vôtres). Il ne s'affichera que le paiement sélectionné. Ne mettez rien en B5 et tous les paiements s'affichent. Mais il faut que vous ayez rempli en feuille "Archive" les col. Q, R et S pour chaque facture.

Q: Comment organiser les fichiers PDF que je crée?
R: Je vous conseille de nommer les fichiers avec les 4 chiffres donnés par le programme (1000, 1001, etc), Si vous faites une offre ou un devis, p.ex., ajoutez ainsi: "1017o" ou "1234d". Mettez les fichiers toujours dans le même et unique dossier. Sur iPad, mettez-les dans l'app "Fichiers", dans "/Excel". Gardez vos fichiers ici tant que les factures ne sont pas payées et une fois de temps en temps mettez/videz les vieux fichiers (payés) sur un ordi. Vous pouvez en tout temps voir quel numéro de fichier appartient à qui d'après votre feuille "Archive".

Q: À quoi sert la feuille "Note"?
R: À indiquer vos accords (notamment de prix, de rabais, etc), avec vos clients et fournisseurs. Ainsi lors d'une commande d'un client, affichez sa/ses fiche(s) et appliquez ce que vous avez convenu avec lui.

Q: À quoi sert la feuille "Debt"?
R: À totaliser vos achats (Debts) à vos fournisseurs/créanciers. Le total de "Debt" est reporté en cellule B18 de la feuille "Stats".

Q: Trier les articles sur la feuille "Print"?
R: Sur la version payante à votre nom vous pouvez trier la feuille "Print" et changer l'ordre des articles.

Q: Y a-t-il des opérations à ne pas faire avec ExcelgestionMobile v8?
R: Utilisez xlgm8 comme indiqué plus haut sur cette page (à lire). N'effacez pas les formules existantes. Ne modifiez pas la structure du fichier, les noms des feuilles, n'ajoutez ou ne supprimez pas des lignes et des colonnes. Pas de couper-coller, que des copier-collage spécial (Valeurs) et effacer au besoin.



(>Haut de page)

Conception & réalisation © 2000-2020 Christian Roux (c.roux@bluewin.ch), informatique, photographie et graphisme, 1753 Matran (Suisse)