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PROGRAMME DE FACTURATION SEMI-AUTOMATIQUE GRATUIT
AVEC GESTION DE STOCK


Présentation ExcelgestionMobile v7

Tutoriel de présentation sur Youtube

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur iOS (iPad ou iPhone)»

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur Android» sur smartphones ou tablettes

Guide de l'utilisateur de «WPS Office sur iOS (iPad ou iPhone)»

Présentation ExcelgestionMobile v7

Vue de la facture ExcelgestionMobile v7, faite sur iPad
(l'adresse du destinataire peut être mise à gauche sur simple demande)

1.- Voyez l'état de votre stock, 2.- Signez vos documents, 3.- Envoyez directement votre facture par e-mail

Remplissez la facture directement sur la facture!

N'indiquez que quelques lettres dans la liste déroulante (1), le programme n'affiche que les cellules appropriées, avec "WPS Office 2016 sur PC", sélectionnez, puis pressez "Tab" et saisissez la quantité.

ExcelgestionMobile v7 est constitué d'un (1) simple fichier Excel, il fonctionne de façon ergonomique en alternance sur iPad (sur iPhone pas testé à ce jour) et PC, ainsi que sur Android (Tablettes et Smartphones). C'est un programme off-line, qui fonctionne sans connexion internet, même pour créer des PDF sur iOS et PC.

ExcelgestionMobile v7 fonctionne via les programmes suivants (suivre les liens) sur Android, iOS et PC. Simplement copiez le fichier XLS/XLSX (sans macros VBA) d'une machine à l'autre (p.ex. via le programme pratique "Send Anywhere" de "Estmob", dans tout réseau Wi-Fi, ou mettez le fichier sur un parmi plusieurs Cloud et reprenez-le sur "WPS Office", ou pour "Microsoft Excel" sur OneDrive).

Exemple d'utilisation: Commencez par saisir ou copier-coller vos articles et clients en étant sur PC, puis mettez le fichier Excel dans votre iPad ou votre appareil Android pour facturer aussi hors de votre bureau, c'est aussi simple que cela!

ExcelgestionMobile v7 est particulièrement ergonomique sur iPad et sur PC, en combinaison avec le programme compatible Excel "WPS Office"
Sur Android en facturant, remplissez d'abord les Désignations de tous les articles, puis les quantités
Sur iPad en facturant, gardez le clavier virtuel ouvert pendant tout le processus de saisie des articles
Sur PC en facturant, indiquez quelques lettres d'un article et celui-ci apparaît immédiatement


LES GRANDS PLUS
• Gestion du stock (achats - ventes = inventaire permanent).
• Gestion détaillée des paiements (acomptes, types de paiement) et Rapports de vente (=statistiques détaillées) dont balance facturé/payé.
• Présentation en tableaux, simple, logique et exhaustive. Tout est dans un (1) fichier Excel, que vous pouvez copier, enregistrer, etc., à loisir!
• Ne nécessite pas d'import-export de clients ou d'articles car vous êtes déjà en Excel, faites simplement des copier-coller (collage spécial, Valeurs).
Personalisation de la facture (en haut de celle-ci, la présentation de votre corporate peut être faite exactement à votre goût).
• Faites non seulement des Devis, Factures et Avoirs, mais aussi des Bulletins de livraison, des Commandes fournisseur, des Notes d'honoraires et tout autres types de documents.
• Voyez en tout temps le document tel qu'il sera imprimé. Par défaut les feuilles sont à 100% de leurs tailles, mais vous pouvez en tout temps zoomer pour diminuer l'affichage (et voir plus de contenu) ou l'agrandir!
• Des tutoriels détaillés (en vidéos / par des copies d'écran / avec des instructions pas-à-pas) sont accessibles très aisément. Réponse à vos e-mails généralement dans l'heure
• ExcelgestionMobile v7 est de plus gratuit (pour la version de base) et sans pub.


Présentation soignée de la facture (notamment: conditions de paiement, textes de haut et bas de page)

Numérotation automatique des documents / archivage des documents

Rabais individuels, TVA (2 taux+zéro) TTC/HT (ou sans TVA sur demande)

Max 1000 articles (2-300 recommandés sur Android/iOS), max 50 positions par facture, articles sur plusieurs lignes au besoin, factures sur plusieurs pages au besoin

Création/Visualisation de Rapports de vente (statistiques des Ventes) (TTC/HT) et par Quantité selon sélection de dates et/ou d'un numéro d'article. Visualisation des paiements et de la Balance

Commandes aux fournisseurs - Retours de marchandise

Impressions papier (via "Apple AirPrint", "Google Cloud Print" et toutes autres possibilités selon plateforme) et réalisation de PDF

Signature des documents - Envoi simple des documents par e-mail, en ajoutant des photos au besoin

Présentation transparente et logique sous forme de tableaux. Toute la puissance d'un simple fichier Excel!

Recherche des articles, des clients et des documents par filtres

Sur Mobiles, idéal pour factures courtes et/ou directes. Permet de modifier semi-automatiquement après coup un document (p.ex. pour transformer une "Offre" en "Facture")

En faisant manuellement certaines tâches, vous comprenez le fonctionnement du programme et restez maître des opérations

Nécessite un Copier-Coller (Collage spécial: Valeurs) pour Archiver les documents. Puis il faut effacer les données du dernier document (en pressant "Reset" puis "Effacer le contenu") avant de commencer un nouveau. Ces limites sont contre-balancées par de nombreux PLUS (voir encadré ci-dessus)

Version démo pleinement fonctionnelle (simplement pas à votre nom)

Télécharger toutes les versions démo Excelgestion dans un ZIP

ExcelgestionMobile v7 est GRATUIT ! Pour le commander, envoyez-moi par email (à excelgestion@bluewin.ch) votre logo et en-tête de facture pour que je les mette sur votre copie, sans aucun frais pour vous

Je réalise des programmes de facturation sur Excel depuis plus de 15 ans

(>Haut de page)

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur iOS (iPad ou iPhone)»

Màj 20 avril 2018

Préambule: deux nouvelles fonctionnalités importantes ont été ajoutées: 1.- le rabais n'est plus global, en bas de facture, mais individuel, en colonne F. 2.- Une feuille "Print2" a été ajoutée, qui est une copie de la feuille "Print", mais vous indiquez le numéro d'article (col. A) pour remplir les articles. En feuille "Archive", en C1, vous choisissez (en double-cliquant sur la cellule) si vous voulez archiver la feuille "Print" ou "Print2".

Placez le fichier "xlgm7-xxx.xxx.xls" dans le dossier Mes documents (Vous pouvez vous aider du programme "Send Anywhere" pour ce faire). Cliquez-le comme indiqué pour l'ouvrir. Note: vous pouvez bien sûr aussi placer le fichier sur un Cloud, "WPS Office" peut l'ouvrir depuis là (voyez le bouton "Nuage" en haut de la copie d'écran ci-dessous)

EFFACER LES DONNÉES DE LA FACTURE PRÉCÉDENTE
Note: Plutôt que de vider la feuille "Print" (ou "Print2") vous pouvez saisir la prochaine facture ou document dans l'existante (surtout si vous savez qu'elle a presque le même nombre de positions d'articles/lignes) et effacer les données qui ne sont pas relevantes

Placez-vous sur l'onglet "Print" (1). Pressez "Reset" (2) de façon à ouvrir la barre de menus

Je répète: cliquez doucement sur "Reset" (1). La barre de menus s'ouvre. Placez-vous tout à droite de celle-ci (j'ai pressé sur la flèche droite) de façon à aller sur "Hyperlien". Cliquez sur "Hyperlien" (2)

Cliquez sur "Aller à"

Les colonnes B et C se sélectionnent comme indiqué

Appuyez doucement et longuement sur la zone grisée. Dans la barre de menus, sélectionnez "Effacer le contenu"

Ici le contenu s'est effacé

Vous allez ouvrir le filtre (le remettre à zéro), qui n'affiche maintenant que deux lignes. Pressez sur le symbole du filtre (1), pressez "Tout cocher" puis re-cochez "Vide" (2, dans l'illustration il est décoché). Pressez "Terminé" (3)

Toute la facture est libre de données d'articles

Faire une recherche d'un article selon sa description et/ou son numéro
Sur la colonne O (Résumé) (1) de la feuille "Art", ouvrez la liste déroulante (2). Cliquez quelques lettres (3) et s'affichent le numéro et la description qui correspondent. Mémorisez ces informations pour sélectionner l'article (voir point "Insérer vos articles dans la facture" plus bas). Note: la recherche est sensible à la casse, aussi "Installation" (majuscule) n'est pas la même chose que "installation" (minuscule). Donc si vous ne savez pas, omettez la 1ère lettre et cherchez "nstall"

Autre moyen de faire une recherche: sur la Catégorie ou Unité
Toujours sur la feuille "Art" ouvrez la liste déroulante de la colonne C (Catégorie ou Unité) (1). Vous voyez s'afficher vos différentes Catégories et/ou Unités, sélectionnez-en une ou plusieurs (2) selon ce que vous recherchez. Mémorisez le nom de l'article que vous avez trouvé pour le sélectionner (voir point suivant)


Enfin vous pouvez faire une recherche simple, sur un mot ou une courte/longue chaîne de caractères. Pressez en haut l'outil Loupe (non illustré), saisissez quelques lettres, puis pressez sur le "Suivant" ">" ou "Précédent" "<". La prochaine cellule trouvée se colorie d'un fond jaune. Mémorisez... etc.

INSÉRER VOS ARTICLES DANS LA FACTURE
Sur la feuille "Print" (remplir par désignation, col.B) ou "Print2" (remplir par numéro, col.A), la suite correspond au 1er choix, sur la feuille "Print". Placez-vous en B17 (1), puis pressez le symbole d'ouverture du clavier (2), 2e depuis la droite

Le clavier s'ouvre. Choisissez le clavier numérique (1). Pressez sur le bouton de liste déroulante, afin de l'ouvrir (2)

La liste déroulante s'ouvre. Vous pouvez scrooler (glisser verticalement ) la liste (1) pour atteindre l'article que vous voulez facturer (les articles sont dans l'ordre où vous les avez mis en feuille "Art(icles)", les numéros qui s'affichent à gauche dans la copie d'écran ci-dessous ne sont plus d'actualité). Quand vous êtes sur l'article voulu, cliquez sur son nom pour le sélectionner. Le nom de l'article se met dans la cellule. (Note: Si vous ne savez pas la désignation exacte de l'article, voyez le point précédent, rendez-vous sur la feuille "Art" en cellule F1, et faites là une recherche. Attention sur iOS, la recherche fait la différence entre les majuscules et minuscules, donc si vous cherchez "pain ou Pain", cliquez "ain")
Puis pressez le bouton "Tab" (Tabulation) (2), qui vous sert à aller de la colonne B à la colonne C (Quantité)

Toujours avec le clavier ouvert, il est facile de saisir la quantité (1). J'indique que l'on peut s'aider des flèches de direction (2) au besoin (si vous n'êtes pas dans la bonne cellule). Si vous pressez la touche "Enter" (3) et que vous avez suivi précisément la démarche, vous devez aller maintenant sur la cellule en bas à gauche (cellule B18)

Vous êtes sur la cellule B18, vous pouvez represser le bouton de la liste déroulante (1), sélectionner votre nouvel article, presser Tab (2) pour aller en colonne C. Quand vous avez rempli toute la facture avec vos articles, fermez le clavier (3) (Veuillez faire exactement comme indiqué) puis pressez le bouton pour filtrer (4) les articles de façon à masquer les lignes vides, inutiles à l'affichage

Le filtre a été ouvert (1). Vous sélectionnez "Tout cocher" (2), sauf les lignes vides, décochez (3), puis "Terminé" pour valider et fermer le filtre (4)

Les lignes vides se sont masquées (1). Toujours en faisant des double-clics sur les listes déroulantes (simple-clic pour les cells normales), vous pouvez choisir le type de document (2), saisir un texte d'en-tête (3), le nom du client (4), un rabais éventuel (5) et un acompte éventuel (6), les conditions de paiement (7) et choisir un texte de pied de page (8, non visible ici). Enregistrez le document (9) ou enregistrez-le sous un autre nom (10)

De la façon suivante. C'est aussi là que vous allez pour créer un PDF, et plus bas pour imprimer le document

IMPORTANT: Imprimez le document ou faites un PDF AVANT de passer le document à Archive

Indiquez au besoin le dossier (rare que cela change, mais bon!) (1), le nom du fichier (2), puis "Done/Enter" (3)

PASSER LE DOCUMENT À ARCHIVE

Sélectionnez la feuille Archive (1). Tout en haut ligne 1, colonne B, cliquez puis recliquez doucement sur cette cellule (2)

La barre de menu s'ouvre, allez à droite (cliquez sur la petite flèche à droite pour ouvrir le menu "Hyperlien")

Puis "Aller à" qui sélectionne une large plage de cellules, en fait toutes les données de votre facture

Sélectionnez en cliquant doucement et gardant appuyé sur les cellules sélectionnées, choisir "Copier"

Rendez-vous en bas de la feuille, à partir de la ligne 52 (1), sur la prochaine cellule vide de la colonne A (2), cliquez exactement et du 1er coup sur la cellule A61 (2)

Cliquez une seconde fois pour appeler la barre de menu, comme illustré, et cliquez sur "Collage spécial"

Cliquez sur "Valeur"

Vous voyez que les données se collent en arrière-plan (1+2)

Maintenant, les données sont copiées comme il le faut. Vous pouvez enregistrer votre document

Et aller sur la feuille "Stats" (1)
LA FEUILLE STATISTIQUES AFFICHE LE RÉSUMÉ DES FACTURES PLACÉES EN ARCHIVE
Elle affiche le total de toutes les factures stockées jusqu'à présent, inclue la dernière que vous venez d'ajouter

COPIER LES DONNÉES EN COURS POUR CRÉER UN RAPPORT DE VENTE
A intervalle régulier (une fois par jour-semaine-mois?), vous voulez créer un Rapport de vente (= figer l'état de vos statistiques dynamiques). Voici comment procéder: Rendez-vous sur la feuille "Stats" (1). Vous voyez en colonne B vos statistiques actuelles, pour la période indiquée sur les lignes 2 à 3 et selon la date en ligne 1. Notez en ligne 10 le solde qui vous est encore dû (2). Cliquez sur l'en-tête de la colonne B, la barre de menu s'affiche, sélectionnez "Copier". Sélectionnez en cliquant sur la ligne 1 de la prochaine colonne libre (ici la colonne E), donc E1. Re-cliquez doucement ce qui ouvre la barre des Menus. Choisissez "Collage spécial", "Valeur". Les données de la colonne B se collent dans la colonne E (ou la colonne choisie). A noter que la cellule B9 affiche tous les paiements comptabilisés et comme dit la cellule B10 affiche la balance, soit les montants encore dûs (facturés mais pas payés).

CHERCHER UN ARTICLE PARMI UNE/DES CATÉGORIE(S)
Sur la feuille "Art" (1), ouvrez le filtre (2) et cochez une ou plusieurs catégories, cliquez sur "Terminé". Notez à gauche le Réf. et la Désignation puis allez sur la feuille "Print" (Désignation) ou "Print2" (Réf.) pour les indiquer. Vous pouvez chercher de même dans la colonne "Désignation". Attention le filtre est sensible à la casse, si vous ne savez pas si c'est "Pain" ou "pain", indiquez "ain".

GESTION DE STOCK ET INVENTAIRE PERMANENT
Sur la feuille "Art" (1), vous pouvez gérer vos Entrées (manuelles) et Sorties (automatiques) et avoir un inventaire permanent: (Note: les colonnes dont l'entête est en gris sont modifiables, celles en mauve non)
Col. D (2) indiquez votre prix de vente unitaire
Col. I indiquez votre prix d'achat unitaire
Col. F indiquez les entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25)
Col. G indique de façon automatique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs)
Col. H indique le stock ou inventaire permanent
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV). Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0)
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) sont aussi indiquées

CONTOURNER UN BUG DE "WPS OFFICE" ET SIGNER UN DOCUMENT DE FAÇON DÉFINITIVE
CRÉER UN RAPPEL À PARTIR D'UNE FACTURE EXISTANTE
car si on ne fait que signer le document, l'enregistrer et l'envoyer par e-mail, la signature n'est pas sauvegardée, ce qui est un bug.
Ouvrir le fichier PDF et à l'aide des outils de dessin marquer le document (ici on transforme une "Facture" en "1er Rappel"). Enregistrer le fichier.

Se mettre en pleine page et cliquer sur l'écran pour que la facture s'affiche en pleine page sans les bandeaux haut et bas de "WPS". Faire un Print Screen (presser bouton Marche/Arrêt en même temps que bouton "Home")

Installer et ouvrir "FastScanner" de (Hang Nguyen). Presser dans l'icône de "montagne" en bas à droite et importer la dernière image (celle du "1er Rappel"). Dragger les règles de coupe (en principe pas celles qui sont dans les coins, mais celles qui sont sur les côtés) pour que la facture entière soit couverte de vert (comme sur l'illustation). Presser en haut "Next".

Choisir en bas le mode "Photo", densité "moyenne". Presser "Save".

Presser en bas sur l'Outil "stylo" pour nommer le futur fichier.

Saisir le nom du fichier, ici "1001". Presser en haut "Back".

Presser en bas tout à gauche sur l'outil "Export" et choisir "Open in".

Et cliquez sur "Open With WPS Office".

Le fichier PDF s'ouvre en "WPS Office". Cette fois l'incrustation du texte est sûre et définitive. Le fichier est dans le dossier "Ouvrir dans d'autres applications".
Vous pouvez maintenant envoyer le ficher par e-mail.

ENVOYER LE FICHIER PAR E-MAIL
Localisez le fichier dans le gestionnaire de fichier de "WPS Office" et cliquez sur le (i) à droite (1). Cliquez comme indiqué (2). Cliquez sur "Fichier e-mail (3). Remplissez comme indiqué et envoyez l'e-mail (en haut à droite) (4e copie d'écran).

Merci de votre attention!

(>Haut de page)

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «Microsoft Excel sur Android»

Màj 20 avril 2018

RÉALISER VOTRE 1ÈRE FACTURE
OUVRIR LE FICHIER
Installez et ouvrez "Microsoft Excel" pour Android. Cliquez sur "Ouvrir" (1), localisez le dossier (2-3) dans lequel vous avez mis le fichier ExcelgestionMobile v7 ("xlgm7-xxx.xxx.xls") et cliquez pour l'ouvrir. (Note: je recommande le clavier virtuel "Hacker's Keyboard").

Le fichier est ouvert (allez sur la feuille "Print" au besoin) (1). Cliquez sur l'adresse du destinataire (2) qui fait apparaître le petit icône d'ouverture de liste (2). Vous pouvez changer au besoin: le type de document (3), l'intitulé de document (4), la date du jour au besoin (ajoutez à la formule qui s'affiche un "+1" pour indiquer un jour après la date du jour si vous le souhaitez), les conditions de vente (5) et un texte de pied de page (6). Il faut commencer par effacer la facture précédente (celle qui s'affiche ici), pressez délicatement le petit "Reset" (7).

Cliquez sur "Ouvrir le lien" (1).

La zone des cellules d'articles en colonnes B et C se sélectionne (1), faites un clic doux et long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les articles s'effacent.

Sélectionnez les rabais (colonne F) comme indiqué (1), puis faites à nouveau un clic long sur la zone en grisé, une barre de menu s'ouvre, choisissez "Effacer" (2), Les rabais (%) s'effacent.

REMPLIR LE 1ER ARTICLE
Cliquez sur la cellule B17 (1), cliquez sur l'icône d'ouverture de liste (2), la liste s'ouvre, vous pouvez glisser en haut/bas les articles (3), sélectionnez-en un (4) en pointant sur son nom (attendez au besoin un instant que la cellule s'actualise).

Faites de même pour tous les articles que vous voulez facturer, en vous positionnant tour-à-tour sur les lignes en-dessous. Vous allez saisir les quantités. Placez-vous en C17 (1). Faites un clic léger et choisissez "Modifier" (2).

Le clavier s'ouvre, au besoin basculez sur le Pavé numérique d'Excel en pressant sur son icône (1). Cliquez les quantités (2) en passant de l'une à l'autre par "Enter" (3). Attention, la touche virgule ne va pas pour faire une décimale, il faut utiliser votre propre clavier et cliquer un point ".".

Quand vous avez saisi les quantités, vous pouvez faire de même pour les rabais (colonne F). Entrez p.ex. "15" pour "15%". Contrôlez que vos choix indiqués plus haut sont justes (1-2-3-4-5) puis pressez sur Fichier (6) pour créer un PDF.

Sélectionner toutes les lignes à l'affichage, ou ne sélectionner que les lignes pleines
J'ai oublié un point: en principe, pour remplir vos articles (surtout si vous ne savez pas combien vous en avez), vous devez rendre toutes les lignes visibles, comme c'est le cas de la copie d'écran ci-dessous. Un fois que vous avez saisi tous les articles, voyez maintenant comment filtrer la liste et cacher/masquer les lignes blanches. Cliquez en cellule A16 sur l'icône d'ouverture de liste (1).

Cliquez sur "Sélectionner tout" (1) (comme je l'ai déjà fait maintenant s'affiche "Effacer tout"). Puis désélectionnez "Vides" (2). Et cliquez en dehors de la boîte de dialogue pour valider votre choix (3). (Note: pour afficher toutes les lignes, vous devez bien évidemment faire le contraire et sélectionner toutes les lignes, aussi les lignes vides.)

CRÉER UN PDF (OU IMPRIMER)
(Note 1: il est indispensable d'imprimer le document ou de créer un PDF AVANT d'archiver le document, étape que vous verrez après)
(Note 2: à la différence d'iOS ou PC, il faut être connecté à Internet -Microsoft- pour pouvoir créer un PDF. Astuce: ouvrez votre fichier prêt à être enregistré en PDF sur "WPS Office" pour Android, il peut créer un PDF sans connection. Faites: "Fichier" > "Imprimer". N'enregistrez jamais le document, mais quittez-le).

Allez sur le menu "Fichier". Cliquez sur "Imprimer" (1).

Sur la boîte de dialogue qui s'est ouverte, choisissez "Enregistrer au format PDF" (1) et "Enregistrer" (2).

Indiquez un nom, ici le numéro de la facture (1), puis "Enregistrer" (2).

Depuis votre gestionnaire de fichier (ici "X-plore" que je recommande), dans le dossier "Download" (1), cliquez sur le nom de fichier (2), puis choisissez le programme avec lequel vous voulez ouvrir le fichier PDF (3) et "Cette fois seulement" (4).

Le fichier s'ouvre, contrôlez vos écritures soigneusement (vous pouvez zoomer)

ARCHIVAGE DU DOCUMENT
Retour sur "Excel", rendez-vous en cliquant sur l'onglet "Archive" (1)

Placez-vous tout en haut de la feuille. Cliquez en B1 "Client..." (1). Cliquez "Ouvrir le lien" dans la barre de menu qui s'est ouverte (2).

Une large zone se sélectionne. En étant sur cette zone, faites un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre, cliquez comme indiqué sur "Copier" (1). Les articles se copient dans la mémoire tampon de votre appareil.

Descendez sur la feuille, sur la prochaine ligne vide (ici la ligne "73") que vous sélectionnez (1) par un clic doux et long. Une barre de menu s'ouvre. Comme indiqué, cliquez sur le petit chevron/triangle (2). (C'est "Collage spécial").

Et choisissez "Valeurs" (1).

Les valeurs de la zone que vous aviez copié précédemment se sont collées (1).

VOIR LES PAIEMENTS
En vous déplaçant un peu à droite (colonne N), vous voyez les paiements qui ont déjà été effectués et vous voyez l'endroit où il faudra indiquer le paiement (1), la date (colonne O, indispensable au programme), et le type de paiement (colonne P).

GESTION DE STOCK ET INVENTAIRE PERMANENT
Sur la feuille "Art" (1), vous pouvez gérer vos Entrées (manuelles) et Sorties (automatiques) et avoir un inventaire permanent:
Col. D (2) indiquez votre prix de vente unitaire
Col. I indiquez votre prix d'achat unitaire
Col. F indiquez les entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25)
Col. G indique de façon automatique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs)
Col. H indique le stock ou inventaire permanent
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV). Les valeurs négatives sont amenées à zéro (0)
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée

En complément (voir le Tutoriel détaillé): Quand, dans "Print2" vous devez ajuster la hauteur des lignes, sélectionnez les lignes puis allez dans "Accueil, "Cellules", "Mettre en forme la taille des cellules" et "Ajuster automatiquement la hauteur de ligne".
Les fonctions suivantes ne peuvent être exécutées sur "MS Excel sur Android": Déprotéger une feuille, trier dans une feuille, masquer des lignes, signer et envoyer par e-mail un document. Faites ces opérations sur iOS ou PC avec "WPS Office" puis enregistrez. Elles seront validées sur "MS Excel sur Android".

Pour une utilisation complète de toutes les fonctionnalités, lisez le "Tutoriel: fonctionnement détaillé avec "WPS Office sur iOS"".

Merci de votre attention!

(>Haut de page)

Guide de l'utilisateur de «WPS Office sur iOS (iPhone ou iPad)»

Màj 30 mars 2018

Lire d'abord les "Tutoriels: fonctionnement illustré...", très vite vous prendrez la main

EN BREF
Important: Lisez au minimum ce qui est écrit en gras (donc aussi les titres de chapitres) dans le tutoriel ci-dessous.
- Ce tutoriel sera utile pour toutes les plateformes: iOS, Android et PC.
- Je reste volontiers disponible pour toute question: excelgestion@bluewin.ch.

DÉMARRER
- Placez votre iPhone ou iPad sur une surface stable. Il y a des opérations qui demandent d'être précis avec le doigt.
- Presque toutes les feuilles et de nombreuses cellules sont protégées contre l'effacement accidentel. Aussi, vous pouvez voir (surtout au début, après vous apprendrez à n'aller -le plus souvent- que dans les cellules non protégées) fréquemment ce message "La feuille de calcul est protégée...". Dans ce cas, cliquez sur "Annuler" (et pas "Annuler la protection"). Très important: Une fois que vous avez saisi une valeur dans une cellule, vous pouvez presser sur le bouton "Fermer le clavier" (tout à droite de l'écran), vous fermerez celui-ci sans message d'erreur.
- Sur iOS il y a des clics longs (appuyés), des clics courts et des double-clics qui s'emploient différemment. Apprenez à bien utiliser le bon dans le cas approprié.
- Sur iOS importez le fichier "xlgm7-xxx_x.xls" (p.ex. avec un programme comme "Send Anywhere", que je recommande), ou placez-le sur votre cloud habituel (voir mes explications sur les clouds plus bas sur cette page). Ouvrez-le sur "WPS Office".
- Par défaut les feuilles sont à 100% de leurs tailles, mais vous pouvez en tout temps zoomer pour diminuer l'affichage (et voir plus de contenu) ou l'agrandir!

EFFACER LES DONNÉES D'UNE PRÉCÉDENTE FACTURE
Note: Plutôt que de vider la feuille "Print" (ou "Print2") vous pouvez saisir la prochaine facture ou document dans l'existante (surtout si vous savez qu'elle a presque le même nombre de positions d'articles/lignes) et effacer les données qui ne sont pas relevantes.
- Pour effacer les données d'une facture existante, en feuille "Print", commencez au besoin par dé-filtrer les lignes de la facture, pour les laisser toutes apparaître. En A16, cliquez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Effacer tout". Cliquez "Terminé".
- Pressez le petit "Reset" en cellule C13, qui sélectionne les colonnes B et C de la facture. Pressez doucement, une barre de menus s'ouvre, allez tout à droite sur "Hyperlien" et pressez-le, puis "Aller à".
- Cliquez (gardez appuyé) sur la zone qui s'est sélectionnée, dans la barre de menus, choisissez "Effacer le contenu", et le contenu s'efface.
- Au besoin, faites de même en D13 qui permet d'effacer la colonne F (%).

AJOUTER DES ARTICLES SUR LA FEUILLE "PRINT"
Note: La feuille "Print" sert à créer votre facture en ajoutant des articles selon leur nom (Col. B), la feuille "Print2" (voir la rubrique plus bas) le fait selon la col. A, la "Référence" (que vous devez connaître, p.ex. en vous aidant de la feuille "Art", ou en imprimant votre liste d'articles).
- Placez-vous en B17 et ouvrez le clavier (le clavier doit toujours rester ouvert durant la saisie). Cliquez à droite de la cellule sur l'icône d'ouverture de liste déroulante, une liste s'ouvre.
- Glissez en haut ou en bas pour atteindre l'article souhaité, cliquez sur ce dernier, la cellule se remplit. Dans le clavier, tout en haut à gauche, pressez sur "TAB" pour passer en C17.
- Sur le clavier (mis en mode numérique au besoin), saisissez la quantité, p.ex. "5" puis pressez "Enter", la cellule en-dessous à gauche se sélectionne. Sélectionnez un nouvel article. Faites TAB, etc. autant de fois que d'articles.
- Pour trouver un article sur l'entier de sa désignation, il est possible de filtrer (sur iOS, le filtrage inclus les Maj/min, donc soyez précis) sur la cellule B1 ou J1 de la feuille "Art". Basculez de la feuille "Art" (ou vous faites au besoin une recherche et trouvez le numéro approprié) et la feuille "Print". Également, il peut s'avérer pratique de s'imprimer une liste des articles et/ou de connaître la désignation de ses articles. Mettez aussi les articles les plus demandés en haut de liste.
- Pour ajouter une ligne blanche (simple, double ou triple) d'espace entre des articles ou à la fin du document, créez un article point "." (dans la version démo, il y en a un, dernière position en feuille "Art"). Et saisissez cet article comme n'importe quel autre, mais sans mettre de quantité.

PRÉPARER LA FACTURE
Cliquez sur les cellules indiquées ci-dessous pour ouvrir une liste déroulante, ou indiquer une valeur:
- En D5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir un client dans la liste (les clients se saisissent en feuille "Set": sur la première ligne de l'adresse indiquez le titre/intitulé ET le nom, p.ex. "M. Christian Roux").
- En B13 s'affiche la date du jour. Vous pouvez mette un jour de moins (p.ex.) en pressant "=TODAY()-1".
- En A12 vous pouvez afficher un texte sur une ligne tel "Selon notre téléphone de ce jour" ou "Cette facture remplace la n° 28" (ces textes sont en feuille "Set" col. E).
- En E14, pous pouvez afficher/masquer le mot "Échéance" (celle-ci s'affiche ou est masquée en G14). En feuille Set, en I2, vous pouvez mettre la valeur en jours de votre choix.
- En C70, vous pouvez saisir un acompte/avance, p.ex. "100" pour "CHF 100.-". La colonne G affiche l'acompte.
- En A75, vous pouvez afficher un texte de conditions de vente (ces textes sont en feuille "Set").
- En A76, vous pouvez afficher un texte de pied de page (ces textes sont en feuille "Set").
- Il faut filtrer les lignes de la facture, pour ne laisser apparaître que les lignes qui ont des articles. En A16, cliquez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Tout cocher" puis désélectionnez "Vide". Cliquez "Terminé".

IMPRIMER LA FACTURE
- Vous devez imprimer la facture (ou réaliser un PDF) AVANT de copier-coller le document dans la feuille "Archive". Si vous voulez imprimer/faire un PDF après (alors que la feuille "Print" contient encore ce document), effacez provisoirement le dernier numéro de document en bas de feuille "Archive", colonne C. Imprimez le document, puis ressaisissez le numéro tel qu'il était. Quand un document a été effacé de la feuille "Print", il n'est plus possible de l'imprimer/faire un PDF; dans ce cas vous devez le ressaisir en feuille "Print2" (voir la rubrique "Feuille Print2...").
- Quand la facture est prête, voici comment l'imprimer: pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Imprimer" puis "Imprimer" (quelques réglages de paramètres sont possible) sur imprimante "Apple AirPrint".
- Pour réaliser un PDF, enregistrez le document, pressez l'icône "Outils" (icône de "clé") en haut à droite, sélectionnez "Exporter sous PDF", choisissez "Exporter la feuille active" "En tant que pages séparées", puis Exporter.
- Comme une copie de facture est nécessaire pour vos comptes (imprimée ou en PDF), un bon truc est d'enregistrer le document en PDF (p.ex. "Dupont14.pdf"), puis d'imprimer celui-ci à deux exemplaires (une deuxième copie pour vous).

ENVOYER UNE FACTURE (EN PDF) PAR E-MAIL
- Sur la feuille "Set", sélectionnez l'adresse e-mail de votre client et copiez-là dans le presse papier (faites: "Copier").
- Enregistrez le fichier Excel. Créez un PDF de votre facture: Menu "Outils", "Exporter sous PDF", "Exporter en tant que pages séparées", "Exporter", donner comme nom de fichier le numéro de la facture, p.ex. "1095", "Enregistrer". La facture s'ouvre, bien la contrôler. Fermer le fichier.
- Sur le Gestionnaire de fichiers de "WPS Office", se placer sur l'icône (i) à droite du fichier que l'on vient de créer et cliquer sur l'icône bleu "Sélectionner le style de partage", puis cliquer sur "Fichier e-mail". Dans le champs à droite du "À" collez l'adresse e-mail du destinataire (faites "Coller"), ajoutez du texte selon vos besoins, puis "Envoyer". C'est fait!

ARCHIVER LA FACTURE
- Une fois la facture terminée, il FAUT l'archiver (c'est ce qui permet à la numérotation automatique et aux statistiques de fonctionner. Important: archivez après avoir imprimé et/ou fait un PDF). Allez sur la feuille "Archive".
- En B1 cliquez doucement "Client ou Fourn." puis dans la barre des menus qui s'est ouverte "Hyperlien" et "Aller à". Une grande plage de cellule se sélectionne (en gris).
- Cliquez doucement sur cette zone, une nouvelle barre de menus s'ouvre, choisissez "Copier".
- Descendez au bas de la feuille, la dernière cellule de la colonne A libre (à partir de A54), cliquez doucement et sélectionnez "Collage spécial", "Valeur". La plage se colle.
- Note: après un certain nombre de documents archivés, le bas de la feuille sera surchargé. Déprotégez la feuille "Archive" et masquez le trop plein de lignes, puis reprotégez la feuille. Les statistiques ne seront pas affectées.
- Si vous vous rendez en feuille "Stats", les statistiques se sont mises à jour, additionnées de la dernière facture. Note: les valeurs qui se stockent en "Stats" viennent uniquement des factures et avoirs (pas des autres documents).

FEUILLE "PRINT2" MULTIPLIE VOS POSSIBILITÉS
- La feuille "Print2" est visuellement une copie de la feuille "Print". La différence est que vous ne choisissez pas les articles par leurs noms dans la colonne B, mais que vous indiquez leurs numéros dans la colonne A. Si vous savez de mémoire les numéros de vos articles, ou si vous avez une liste imprimée de ceux-ci, ou encore si vous avez fait une recherche du n° dans la feuille "Art", il est plus rapide d'utiliser "Print2". Donc vous remplissez les col. A, C et F et complétez le document comme indiqué plus haut.
- Pour passer le document à Archive, vous allez sur la feuille "Archive" et cliquez pour modifier en cellule C1 "Print2" au lieu de "Print" (qui de rouge passe au bleu). Puis, pour passer les données du haut (dynamique) au bas (statique) d'Archive, vous copiez-collage spécial (Valeurs) comme vous le faites avec la feuille "Print".
- Pour effacer les données, il y a 3 fois le bouton "Reset" comme il y a 3 colonnes à effacer... Vous pouvez aussi garder le clavier ouvert et effacer les cellules remplies manuellement, cela va très vite avec l'habitude.
- Un défaut de "WPS Office" est qu'il n'ajuste pas automatiquement la hauteur des cellules (notamment en col. B). Ainsi il vous revient une fois tous les articles saisis, de cliquer à gauche dans l'entête des colonnes (sur le "17"), puis d'utiliser la poignée pour tirer la sélection sur toutes vos lignes remplies. En bas menu "Commun", pressez 2x (une fois pour enlever une fois pour remettre) sur "Ajuster le texte". Tout y est? Non encore un mot:
- Cette feuille "Print2" offre un autre avantage, celle de pouvoir reprendre l'un de vos documents placés à "Archive", p.ex. une "Offre". Copiez-collage spécial (Valeurs) le nombre correcte de lignes (p.ex. lignes 53-56) de la Quantité (col. A), la Réf. Article (col. E) et le rabais (col. F) et collez-les dans les colonnes équivalentes en feuille "Print2". (Note il peut être plus rapide de reprendre le document imprimé "Offre" et de recliquer les données). Modifiez ce qui est à modifier sur ce document (il prend automatiquement le prochain numéro disponible). Imprimez et archivez comme d'habitude. Cette fois, tout est dit!
- Attention, en "WPS Office" sur iOS, la feuille "Print2" n'est pas protégée, veillez à ne rien effacer par inadvertance.

ENREGISTRER UN PAIEMENT DE CLIENT
- Les factures sont stockées en feuille Archive. Sur celle-ci, identifiez la ligne du paiement. Pour cela faites appel aux colonnes suivantes: B pour le nom de vos clients, col. C pour le no de document et col. M pour le total de la facture. Vous pouvez filtrer aussi, p.ex. sur col. B pour ne voir que votre client dont vient le paiement.
- En col. N indiquez le montant payé (inclus l'acompte s'il en avait un; ou bien cela peut être un paiement partiel, notez un paiement partiel de la façon suivante: "=500+1000", ainsi vous aurez l'historique). Remplissez impérativement la col. O (Date pmt) et au besoin le Mode de pmt ainsi qu'une remarque éventuelle.
- Dès lors les statistiques (feuille "Stats", ligne 9) sont mises à jour.
- Comme vous pouvez filtrer les données en feuille "Archive" ligne 52, il est aisé de voir, p.ex., toutes les offres à un client, combien on lui a accordé de rabais dans le passé, ou de savoir quelles sont les factures ouvertes.

LA FEUILLE "ART(ICLES)"
- Vous pouvez utiliser le numéro d'article (col. A) qui vous convient. Je conseille un numéro court (1001, 1100, 1120, p.ex.) mais vous pouvez aussi saisir un numéro EAN (à 13 chiffres), dites-le moi à la commande pour que j'élargisse un peu la colonne A en "PRINT". Je vous conseille de commencer avec un "grand" numéro (p.ex. 1000) pour pouvoir mettre plus tard des articles avec des numéros plus petits, qui seront en haut de liste. En effet, vous devez mettre les numéros dans l'ordre (1000, 1001, 1005...). Mettez les articles que vous appelez souvent en haut de liste. Les numéros doivent être uniques. Ne changez plus les numéros une fois attribués où les statistiques de vos articles seront erronées. Vous pouvez/devez trier les articles sur la colonne A.
- Col. B, Désignation. Vous pouvez saisir des descriptions courtes (plus faciles à retrouver) ou longues (avec des sauts de lignes au besoin). En WPS vous pouvez filtrer cette colonne pour, p.ex. afficher toutes les occurence qui ont le mot "bleu", saisissez (sur "WPS Office" pour Android) "*bleu*" avec des astérisques. Mettez une désignation qui soit claire au début, pour retrouver vos articles dans les listes déroulantes, p.ex. "Alice, Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait...", plutôt que "Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait Alice".
- Col. C Catégorie ou Unité, ouvre une liste déroulante (pour harmoniser vos catégories). Ces catégories sont à saisir en feuille Set, col. P, que je vous conseille de trier alphabétiquement.
- Les prix de vente (D) et d'achat (I) unitaires se comprennent d'eux-mêmes je pense.
- Le taux de TVA 1 et 2 se retrouvent en feuille Set, col. H.
ExcelgestionMobile v7 offre la gestion de stock en temps réel (inventaire permanent):
Col. F indiquez (manuellement) les entrées en stock au fur à mesure des livraisons que vous recevez (syntaxe: "=200+10" signifie une entrée de 200 et une entrée de 10, soit 210).
Col. G le programme indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs).
Col. H indique le stock.
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV). Ces deux colonnes ne peuvent donner un résultat négatif. Si vous avez un stock valant "-10", elles afficheront "0".
En feuille "Stats" la Valeur totale du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée .

AJOUTER UN ARTICLE DANS LA FEUILLE "ART(ICLES)"
Choisissez un numéro d'article (un qui n'existe pas encore). En bas de la liste des articles, remplissez les colonnes A-F, I et L-N (si dans la colonne C la catégorie/Unité que vous souhaitez manque, ajoutez-là en feuille "Set", colonne P). Déprotégez la feuille "Art" en haut sur le nom de l'onglet, cliquez et indiquez "Annuler la protection". Cliquez à l'intersection des lignes et des colonnes (dans le coin en haut à gauche) pour sélectionner toute la feuille. Sélectionnez le menu "Affichage" puis "Tri Croissant". L'article (toute la ligne) vient se positionner dans la liste selon son numéro. Reprotégez la feuille, en haut "Art": "Protection" et valider "Activer la protection", pas de mot de passe.

RÉALISATION DE COMMANDES FOURNISSEUR
Vous pouvez faire des commandes à vos fournisseurs. Insérez les coordonnées de vos fournisseurs comme des clients dans la feuille Set. Sélectionnez "Commande fournisseur" en A11 de feuille "Print". Passez de la feuille "Art" (qu'il convient peut-être d'afficher en zoomant plus petit) à la feuille "Print" aussi souvent que nécessaire pour voir quels articles, de quel fournisseur, et à quelles quantités, commander. Commandez vos articles comme si vous faisiez une facture, indiquez les articles et les quantités l'une après l'autre. Imprimez à 2 exemplaires et/ou faites un PDF de vos commandes. Lorsque vous recevez la marchandise vous pouvez ajouter les quantités reçues en "Cumul Qté Achat" (col. F, ex.: "=20+5"), ainsi vous aurez un inventaire permanent. Selon le même principe vous pouvez faire des Retours marchandise. Entrez les quantités retournées en négatif ("-1") sur le document; modifiez les quantités en col. F de "Art" comme indiqué précédemment (ex.: "=20+5-3"), de même pour le reste du document. Dans les deux cas, si vous aviez indiqué (col N) les coordonnées abrégées de vos fournisseurs, il sera simple de savoir quoi commander/retourner à qui. De même dans les deux cas, j'ai préparé pour vous un "bas de page - conditions de vente" (modifiable) approprié; utilisez-les!

QUAND LA FEUILLE "ARCHIVE" DEVIENT TROP REMPLIE
- Quand vous devez trop "descendre" pour coller les données d'archive, vous pouvez masquer les lignes inutiles, mais pensez à garder visibles celles dont les paiements ne sont pas encore reçus.
- Commencez, en "Archive" par déprotéger la feuille: clic sur l'onglet "Archive" puis "Annuler la protection". Cliquez sur l'entête à gauche "53" et descendez la sélection (grâce à la poignée de sélection) jusqu'à la dernière ligne que vous voulez masquer (p.ex "100"), toutes ces lignes sont en gris, sélectionnées. En principe un menu contextuel s'est ouvert, cliquez "Ligne et Colonne", puis "Masquer la sélection" (cette zone se masque). Cliquez à nouveau sur l'onglet "Archive" puis choisissez "Protection" et validez "Activer la protection".
- La prochaine fois que vous collez des données, allez sur la colonne A de la prochaine ligne libre.

ENVOYER/RECEVOIR UN FICHIER À/D'UN UN CLOUD-NUAGE DEPUIS/VERS "WPS OFFICE"***
Pour échanger votre fichier ExcelgestionMobile.xls entre votre PC-Mac avec votre iPad (p.ex.), ou pour faciliter l'usage d'ExcelgestionMobile v7 depuis plusieurs ordis/tablettes, mettez-votre fichier ExcelgestionMobile.xls et vos fichiers de factures (PDF) sur un cloud (= Nuage) proposé par "WPS Office". ***Il faut être connecté à internet pour communiquer avec le cloud.
- Pour envoyer un fichier au cloud, créez un compte p.ex. sur "OneDrive", se connecter depuis "WPS Office" sur iOS. Ouvrir et travailler sur le documentfichier, il s'enregistre désormais dans le cloud (tant que vous êtes connectés à internet).
- Pour ouvrir un fichier du Cloud, dans l'Explorateur de fichier de "WPS Office", cliquer en haut sur "Nuage". Si vous êtes connecté, la liste des fichiers existants s'affiche. Cliquez sur celui que vous voulez ouvrir. Note: Seule une personne à la fois peut utiliser le fichier XLS. Il n'est pas possible d'effacer un fichier du cloud depuis "WPS Office" sur iOS.

DIVERS
- Enregistrez votre fichier Excel très souvent. En cas d'utilisation en continu, chaque 5-10 minutes. Aussi si vous stoppez de travailler, faites un enregistrement. Faites des sauvegardes avec des noms différents, p.ex. avec la date à l'envers "xlgm7_180309.xls" (9 mars 2018) puis "xlgm7_180310.xls".
- Quand vous devez rentrer la date dans le programme, le format de date peut-être différent selon les plates-formes. Sur "WPS Office" pour iOS, il faut saisir "8/15/17" pour le 15 août 2017. Faites vos propres essais au besoin.
- La feuille "Note" vous permet, en plus des données mise en feuille Set (Partner Data 1 à 3), de stocker des données utiles pour les partenaires de votre choix. Rabais, rabais de quantité, spécifications quand à la livraison, etc. etc. Vous pouvez créer une ou plusieurs fiche(s) pour chacun des partners. Indiquez la date, sélectionnez le partner et indiquez la note.
- Si vous devez ajouter un espace blanc (de une ou plusieurs lignes) dans la facture, créez un article ainsi: en Feuille "Art", col. A (Réf), cliquez un point "." sur la prochaine ligne libre, suivi de 1 ou plusieurs sauts de lignes (les sauts de lignes se font dans la barre de formule, à droite). Rien d'autre. (Note: la version démo a déjà un article "point" créé, il est en bas de la liste des articles). À l'endroit où vous voulez insérer cet espace blanc, choisissez cet "article".
- EXPORTER DES CELLULES DEPUIS "WPS OFFICE" OU COPIER DES DONNÉES D'UN FICHIER "WPS" À UN AUTRE. "WPS" n'accepte pas d'avoir deux fichiers ouverts en même temps et de copier-coller des cellules entre eux. Mais vous pouvez ouvrir (après l'avoir installé bien sûr) "Microsoft Excel" et copier-coller des cellules de "WPS" à "Excel", puis le contraire, et ainsi d'échanger des données d'une feuille "WPS" à une autre.


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Conception & réalisation © 2000-2018 Christian Roux (c.roux@bluewin.ch), informatique, photographie, vidéographie et graphisme, 1753 Matran (Suisse)

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