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Présentation ExcelgestionMobile v7

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur Android»

Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur iOS (iPhone ou iPad)»

Tutoriel: fonctionnement détaillé avec «WPS Office sur iOS (iPhone ou iPad)»


Présentation ExcelgestionMobile v7

Recherche dans la liste déroulante (1) avec "WPS Office 2016 sur PC" (gratuit, presque sans pub)

ExcelgestionMobile v7 est un programme de facturation sur Excel simple, mais ayant cependant des caractéristiques exclusives

Important, à lire en premier: ExcelgestionMobile v7 est particulièrement adapté si vous avez une liste d'articles stable et courte, si vous faites directement des factures et savez faire des copier-coller. Dit autrement, si vous avez plus d'env. 100-200 articles, que vous en ajoutez souvent et que voulez les retrouver rapidement, ce programme n'est pas ce qu'il vous faut (il vous faut dans ce cas Excelgestion full pour PC/Mac). De même si vous faites, p.ex. des offres qui deviendront ultérieurement des factures, et que vous êtes réticent à l'idée de faire un copier-coller à la fin de chaque facture, il est à déconseiller. Hormis ces 3 points, vous pouvez faire beaucoup, avec peu (un simple fichier Excel sans programmation VBA, un programme gratuit et stable aux nombreuses caractéristiques)

ExcelgestionMobile v7 est le seul programme qui permet de facturer en alternance sur iOS, Android, PC, Mac et Linux, et ce sans connexion internet (ExcelgestionMobile v7 est donc "off-line"), sur Smartphone, Tablette et Ordinateur (simplement copiez le fichier Excel d'un ordi à un autre - p.ex. via "Send Anywhere" (recommandé) ou avec une clé USB

Vos articles, vos factures, vos clients, etc., tout est dans UN (1) fichier. ExcelgestionMobile v7 est un simple fichier Excel, un fichier XLS (ou XLSX). Et le programme compatible Excel avec lequel je conseille de l'utiliser est "WPS Office + PDF" de Kingsoft Office Software Corporation Limited. Désignée comme "la meilleure application bureautique pour Android" par des millions d'utilisateurs dans le monde. Existe pour (liens de téléchargement ci-après) iOS/Android/PC/Linux

Exemple d'utilisation: Commencez par saisir ou copier-coller vos articles et clients en étant sur PC ou Mac (avec un vrai clavier), puis copiez le fichier Excel sur votre iPhone/iPad/Android. Avec votre client ou après avoir reçu sa commande, faites vos factures, tout simplement!

Présentation soignée de la facture (notamment: conditions de paiement, textes de haut et bas de page)

Numérotation automatique des documents (choix du numéro de départ) / archivage des documents pour statistiques

Rabais global, TVA (2 taux+zéro) TTC/HT (ou sans TVA sur demande)

Max 1000 articles (sur Android, dû à moins de puissance, il convient de limiter le nombre d'articles (pour les statistiques). Dans la version démo, le nombre d'articles "statistifiés" est de 100. Demandez-moi!), max 50 positions par facture, articles sur plusieurs lignes au besoin, factures sur plusieurs pages au besoin

Nouveau: Gestion de stock en temps réel: Prix de vente unitaire (PV), Prix d'achat unitaire (PA), entrées en stock (manuelles, par vos soins), somme des ventes automatiques par article (cumul de vos Factures et Avoirs), valeur du stock par article au Prix de vente (PV) et au Prix d'achat (PA), ainsi que Valeur du Stock au PA et PV, et Marge Brutte (MB)

Visualisation des statistiques des Ventes (TTC/HT), visualisation des paiements et de la Balance

Impression papier: Compatible Airprint (iOS) et Google Cloud Print (Android) ainsi qu'imprimantes installées sur Android/PC/Mac/Linux

Fiches clients, chronologiques. Gardez avec vous des notes, entretiens, accords, p.ex. la valeur des rabais donnés, etc.

Possibilité de faire des commandes fournisseur ainsi que des retours marchandise. Chaque article est attribué à un ou plusieurs fournisseurs

Recherche des articles selon une liste (avec numéros et descriptions) ou par filtrage sur la feuille Art(icles) par description, catégorie ou prix. Nécessite un Copier-Coller (Collage spécial: Valeurs) pour Archiver les documents

GRATUIT ! Envoyez-moi par email votre logo et en-tête de facture pour que je les ajoute, sans frais pour vous. Le programme ne devient payant que si vous me demandez d'autres ajouts/modifications. Demandez-moi sans engagement!

Toute la puissance d'un simple fichier Excel!

Télécharger toutes les versions démo Excelgestion

Commander ExcelgestionMobile v7 gratuit/free à vos couleurs (envoyez-moi votre logo + en-tête), le programme ne contient pas d'annonces

Je réalise des programmes de gestion commerciale sur Excel depuis plus de 15 ans


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Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur Android»

Màj 27 octobre 2017

DÉMARRER ET AJOUTER DES ARTICLES SUR LA FEUILLE "PRINT"
Pour ouvrir ExcelgestionMobile v7, lancez-le depuis "WPS Office sur Android" (1)

En principe, sur un smartphone, le programme s'ouvre ainsi: vous avez un bandeau vert en haut avec à gauche "Modifier". Pressez sur ce "Modifier" (1)
Note: le programme est protégé pour éviter d'effacer des données vitales par inadvertance. Donc ne vous étonnez pas de messages "Déprotéger la feuille", ils signalent simplement que vous avez tapé/cliqué sur une zone protégée

Le bandeau devient gris avec un "Terminé" (1). Vous êtes en mode "d'édition". Vous êtes bien dans la feuille "Print" (2), sinon, sélectionnez cette feuille.
VIDER LA FEUILLE "PRINT" DE SES DONNÉES EN COURS
Pressez sur le tout-petit texte "Reset" (3)

Une grande partie de la feuille (les colonnes B et C) s'est sélectionée (1). Faites un tap prolongé mais léger sur l'écran pour faire apparaître une barre de menu (2), placez-vous à droite de cette barre et sélectionnez "Effacer le contenu" (2), la feuille se vide de ses données

REMPLIR LE 1ER ARTICLE
Faites exactement comme indiqué pour un résultat optimal. Le but est de garder le clavier ouvert tout au long du processus. Placez-vous sur la cellule B17 (la 1ère ligne de données-facture) (1). Une liste d'articles apparaît. Glissez la liste pour vous déplacer verticalement, puis sélectionnez en tapant/cliquant l'article que vous voulez facturer (2)

L'article s'est placé en B17 (1). Maintenant vous allez saisir le quantité: placez-vous en C17 (Qté) (2) et cliquez sur l'icône "Clavier" en bas à gauche (3)

Le clavier s'est ouvert. Je recommande vivement le clavier "Hacker's Keyboard". (Vous pouvez aussi utiliser le clavier numérique "[123]" dont l'accès se trouve à gauche de la barre de formule.) Vous avez pressé la touche "Fn" en bas du clavier pour le mettre en mode numérique. Sélectionnez une valeur numérique, p.ex. "5" (1) puis "Enter" (2) pour valider

En laissant le clavier ouvert, vous allez sélectionner le 2e article. Pressez en B18 (1) pour ouvrir la liste de vos articles (non illustré: elle s'ouvre et vous choisissez un article) puis vous presserez "Tab" (2) pour passer à la colonne "C", indiquerez à nouveau une quantité (3) puis validerez par "Enter" (4)

Cette illustration indique à nouveau le processus: l'article en ligne 18 a été sélectionné (avec le clavier ouvert) (1), ainsi que la quantité (2), vous êtes sur la ligne 19 pour le 3e article (3) qui montrera la liste des articles (non illustré), puis presserez "Tab" (4) puis "Enter" (5) pour revenir sur la prochaine ligne de la colonne B. Le processus de saisie, simple et rapide, de vos articles est ainsi bouclé.

FINIR DE PRÉPARER UNE FACTURE (OU AUTRE DOCUMENT)
Placez-vous sur la cellule qui contient l'adresse de votre client (ou fournisseur le cas échéant) (1)

Tapez pour sélectionner dans la liste (ici il n'y en a que deux) (1)

Cliquez comme indiqué pour filtrer la liste des articles facturés (1) Une liste s'ouvre

Choisissez "Multiple" (1), "Sél. tout" (2) et décochez en bas de liste les "(Blancs)" (3). Puis cliquez en dehors de la liste pour l'appliquer

La liste se réduit comme indiqué (1). En cellule A12, indiquez ou non un texte d'en-tête (2). En A75, choisissez les conditions de vente (3), en A76, un texte de pied de page (4). (En outre, non illustré, vous pouvez indiquer en C69 un rabais (p.ex. "5" pour "5%") et en C70 un acompte/avance (p.ex. "100"). Les deux viennent s'afficher dans la cellule et en colonne G). Puis pressez le bouton d'Outils (5)

IMPRIMER LE DOCUMENT
IMPORTANT: Imprimez le document ou faites un PDF AVANT de passer le document à Archive.
Vous êtes bien toujours sur la feuille "Print" (1), choisissez "Fichier" (2), "Imprimer" (3)

Contrôlez que la feuille à imprimer est "Print" (1) et pressez "Imprimer" (2)

Vous avez le choix d'imprimer sur papier ou en PDF: Choisissez "Service d'impresion du système" dans le 1er cas. Vous devez avoir une imprimante connectée (Google Cloud Print, par USB, ou sur Internet). Dans l'exemple je choisis "Postscript" pour "imprimer" le document en PDF (1)

Contrôlez le nom et l'emplacement du fichier de sortie. Mettez "PDF" (1), puis bouton "Exporter vers PDF (2)

Le document s'est créé dans l'emplacement que vous avez indiqué. Allez à cet emplacement avec votre navigateur de fichier (Je recommande X-plore), cliquez sur le fichier et sélectionnez un lecteur PDF (ici "Lecteur PDF Drive") (1)

Le fichier s'ouvre et s'affiche. Contrôlez-le

PASSER LE DOCUMENT À ARCHIVE
Rendez-vous sur la feuille Archive (1). J'explique: en cliquant sur "Client ou Fournisseur", vous allez sélectionner la zone (lignes 3-52) avec les données de votre facture actuelle (2). Les données sont affichées (3). En pressant "GoDown" (4) vous allez en cellule A54, le début de l'Archive proprement dite

Pressez donc "Clients ou Fourn." (1). la plage de cellule se sélectionne. Tapez courtement sur cette zone, une barre de menu apparaît, choisissez "Copier" (2)

Avec "GoDown" (voir plus haut), vous vous êtes déplacé vers le bas, mettez-vous sur la prochaine cellule libre (ici la cellule A60) (1), la barre de menu s'ouvre automatiquement à nouveau. Allez tout à droite sur "Collage spécial", que vous pressez (2)

Une Boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez "Valeurs" (1) et "Coller" (2)

Les données se collent (1)

Si vous vous rendez sur la feuille "Stats" (1), les données se sont additionnées des valeurs que vous venez de coller (2) et seulement des factures et avoirs (pas des autres documents)

GESTION DE STOCK EN TEMPS RÉEL
Vous pouvez gérer votre stock:
Col. D indiquez votre prix de vente unitaire
Col. I indiquez votre prix d'achat unitaire
Col. F indiquez les entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25)
Col. G indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs)
Col. H indique le stock
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV)
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée

Merci de votre attention!

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Tutoriel: fonctionnement illustré avec «WPS Office sur iOS (iPhone ou iPad)»

Màj 21 octobre 2017

Placez le fichier "xlgm7-xxx.xxx.xls" dans le dossier Mes documents (Vous pouvez vous aider du programme "Send Anywhere" pour ce faire). Tapez-le comme indiqué pour l'ouvrir

EFFACER LES DONNÉES DE LA FACTURE PRÉCÉDENTE
Placez-vous sur l'onglet "Print" (1). Pressez "Reset" (2) de façon à ouvrir la barre de menus

Je répète: tapez doucement sur "Reset" (1). La barre de menus s'ouvre. Placez-vous tout à droite de celle-ci (j'ai pressé sur la flèche droite) de façon à aller sur "Hyperlien". Tapez sur "Hyperlien" (2)

Tapez sur "Aller à"

Les colonnes B et C se sélectionnent comme indiqué

Appuyez doucement et longuement sur la zone grisée. Dans la barre de menus, sélectionnez "Effacer le contenu"

Ici le contenu s'est effacé

Vous allez ouvrir le filtre (le remettre à zéro), qui n'affiche maintenant que deux lignes. Pressez sur le symbole du filtre (1), pressez "Tout cocher" puis re-cochez "Vide" (2, dans l'illustration il est décoché). Pressez "Terminé" (3)

Toute la facture est libre de données d'articles

INSÉRER VOS ARTICLES DANS LA FACTURE
Placez-vous en B17 (1), puis pressez le symbole d'ouverture du clavier (2), 2e depuis la droite

Le clavier s'ouvre. Choisissez le clavier numérique (1). Pressez sur le bouton de liste déroulante, afin de l'ouvrir (2)

La liste déroulante s'ouvre. Vous pouvez scrooler (glisser verticalement ) la liste (1) pour atteindre l'article que vous voulez facturer (les articles sont dans l'ordre où vous les avez mis en feuille "Art(icles)", les numéros qui s'affichent à gauche dans la copie d'écran ci-dessous ne sont plus d'actualité). Quand vous êtes sur l'article voulu, tapez sur son nom pour le sélectionner. Le nom de l'article se met dans la cellule. (Si vous ne savez pas la désignation exacte de l'article, rendez-vous sur la feuille "Art" en cellule F1, et faites là une recherche. Attention sur iOS, la recherche fait la différence entre les majuscules et minuscules, donc si vous cherchez "pain ou Pain", tapez "ain")
Puis pressez le bouton "Tab" (Tabulation) (2), qui vous sert à aller de la colonne B à la colonne C (Quantité)

Toujours avec le clavier ouvert, il est facile de saisir la quantité (1). J'indique que l'on peut s'aider des flèches de direction au besoin (si vous n'êtes pas dans la bonne cellule). Si vous pressez la touche "Enter" (3) et que vous avez suivi précisément la démarche, vous devez aller maintenant sur la cellule en bas à gauche (cellule B18)

Vous êtes sur la cellule B18, vous pouvez represser le bouton de la liste déroulante (1), sélectionner votre nouvel article, presser Tab (2) pour aller en colonne C. Quand vous avez rempli toute la facture avec vos articles, fermez le clavier (3) (Veuillez faire exactement comme indiqué) puis pressez le bouton pour filtrer (4) les articles de façon à masquer les lignes vides, inutiles à l'affichage

Le filtre a été ouvert (1). Vous sélectionnez "Tout cocher" (2), sauf les lignes vides, décochez (3), puis "Terminé" pour valider et fermer le filtre (4)

Les lignes vides se sont masquées (1). Toujours en faisant des double-taps sur les listes déroulantes (simple-tap pour les cells normales), vous pouvez choisir le type de document (2), saisir un texte d'en-tête (3), le nom du client (4), un rabais éventuel (5) et un acompte éventuel (6), les conditions de paiement (7) et choisir un texte de pied de page (8, non visible ici). Enregistrez le document (9) ou enregistrez-le sous un autre nom (10)

De la façon suivante. C'est aussi là que vous allez pour créer un PDF, et plus bas pour imprimer le document

IMPORTANT: Imprimez le document ou faites un PDF AVANT de passer le document à Archive

Indiquez au besoin le dossier (rare que cela change, mais bon!) (1), le nom du fichier (2), puis "Done/Enter" (3)

PASSER LE DOCUMENT À ARCHIVE

Sélectionnez la feuille Archive (1). Tout en haut ligne 1, colonne B, tapez puis retapez doucement sur cette cellule (2)

La barre de menu s'ouvre, allez à droite (tapez sur la petite flèche à droite pour ouvrir le menu "Hyperlien")

Puis "Aller à" qui sélectionne une large plage de cellules, en fait toutes les données de votre facture

Sélectionnez en tapant doucement et gardant appuyé sur les cellules sélectionnées, choisir "Copier"

Rendez-vous en bas de la feuille, à partir de la ligne 52 (1), sur la prochaine cellule vide de la colonne A (2), tapez exactement et du 1er coup sur la cellule A61 (2)

Tapez une seconde fois pour appeler la barre de menu, comme illustré, et tapez sur "Collage spécial"

Tapez sur "Valeur"

Vous voyez que les données se collent en arrière-plan (1+2)

Maintenant, les données sont copiées comme il le faut. Vous pouvez enregistrer votre document

Et aller sur la feuille "Stats" (1)
LA FEUILLE STATISTIQUES AFFICHE LE RÉSUMÉ DES FACTURES PLACÉES EN ARCHIVE
Elle affiche le total de toutes les factures stockées jusqu'à présent, inclue la dernière que vous venez d'ajouter

COPIER LES DONNÉES EN COURS POUR FIGER/SAUVEGARDER LES VALEURS EN STATISTIQUES (NIVEAU AVANCÉ)
A intervalle régulier (une fois par jour/semaine/mois?), vous voulez figer l'état de vos statistiques. Voici comment procéder: Tapez sur l'en-tête de la colonne B (2), la barre de menu s'affiche, sélectionnez "Copier" (3 non illustré). Sélectionnez en tapant sur la ligne 1 de la prochaine colonne libre (ici la colonne E), donc E1 (4). Re-tapez doucement ce qui ouvre la barre des menus. Choisissez "Collage spécial", "Valeur". Les données de la colonne B se collent dans la colonne E (ou la colonne choisie). A noter que la cellule B9 (5) affiche tous les paiements comptabilisés et la cellule B10 affiche la balance, soit les montants encore dûs (facturés mais pas payés).

GESTION DE STOCK EN TEMPS RÉEL
Vous pouvez gérer votre stock:
Col. D indiquez votre prix de vente unitaire
Col. I indiquez votre prix d'achat unitaire
Col. F indiquez les entrées en stock (syntaxe: "=20+5" signifie une entrée de 20 et une entrée de 5, soit 25)
Col. G indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs)
Col. H indique le stock
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV)
En feuille "Stats" la Valeur du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée

Merci de votre attention!

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Tutoriel: fonctionnement détaillé avec «WPS Office sur iOS (iPhone ou iPad)»

Màj 15 novembre 2017

DÉMARRER
- Note importante: je recommande de suivre les indications suivantes de façon stricte. Je reste volontiers disponible pour toute question: excelgestion@bluewin.ch
- Placez votre iPhone ou iPad (ou Android le cas échéant, ce tutoriel bénéficiera aussi aux utilisateurs Android) sur une surface plane et dure. Il y a des opérations qui demandent d'être précis avec le doigt
- Presque toutes les feuilles et de nombreuses cellules sont protégées contre l'effacement accidentel. Aussi, vous pouvez voir (surtout au début, après vous apprendrez à n'aller -le plus souvent- que dans les cellules non protégées) fréquemment ce message "La feuille de calcul est protégée...". Dans ce cas, cliquez sur "Annuler" (et pas "Annuler la protection"). Une fois que vous avez saisis une valeur dans une cellule, vous pouvez aussi presser sur le bouton "Fermer le clavier" (tout à droite de l'écran), vous fermerez celui-ci sans message d'erreur
- Sur iOS il y a des tap/clic longs (appuyés), des tap/clic courts et des double-tap/clic qui s'emploient différemment. Apprenez à bien utiliser le bon dans le cas approprié
- Sur iOS importez le fichier "xlgm7-xxx_xxx.xls" (p.ex. avec un programme comme "Send Anywhere", que je recommande). Ouvrez-le sur "WPS Office"

EFFACER LES DONNÉES D'UNE PRÉCÉDENTE FACTURE
- Pour effacer les données d'une facture existante, en feuille "Print", commencez au besoin par dé-filtrer les lignes de la facture, pour les laisser toutes apparaître. En A16, tapez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Effacer tout". Tapez "Terminé"
- Pressez le petit "Reset" en cellule C14, qui sélectionne les colonnes B et C de la facture. Pressez doucement, une barre de menus s'ouvre, allez tout à droite sur "Hyperlien" et pressez-le, puis "Aller à"
- Tapez (gardez appuyé) sur la zone qui s'est sélectionnée, dans la barre de menus, choisissez "Effacer le contenu", et le contenu s'efface

AJOUTER DES ARTICLES SUR LA FEUILLE "PRINT"
- Placez-vous en B17 et ouvrez le clavier (le clavier doit toujours rester ouvert durant la saisie). Cliquez à droite de la cellule sur l'outil d'ouverture de liste déroulante, une liste s'ouvre
- Glissez en haut ou en bas pour atteindre l'article souhaité, tapez sur ce dernier, la cellule se remplit. Dans le clavier, tout en haut à gauche, pressez sur "TAB" pour passer en C17
- Sur le clavier (mis en mode numérique au besoin), saisissez la quantité, p.ex. "5" puis pressez "Next" ou "Enter", la cellule en-dessous à gauche se sélectionne. Sélectionnez un nouvel article. Faites TAB, etc. autant de fois que d'articles
- Pour trouver un article sur l'entier de sa désignation, il est possible de filtrer (sur iOS, le filtrage inclus les Maj/min, donc soyez précis) sur la cellule B1 ou J1 de la feuille "Art". Basculez de la feuille "Art" (ou vous faites au besoin une recherche et trouvez le numéro approprié) et la feuille "Print". Également, il peut s'avérer pratique de s'imprimer une liste des articles et/ou de connaître la désignation de ses articles. Mettez aussi les articles les plus demandés en haut de liste
- Pour ajouter une ligne blanche (simple, double ou triple) d'espace entre des articles ou à la fin du document, créez un article point "." (dans la version démo, il y en a un, dernière position en feuille "Art"). Et saisissez cet article comme n'importe quel autre, mais sans mettre de quantité

PRÉPARER LA FACTURE
Tapez sur les cellules indiquées ci-dessous pour ouvrir une liste déroulante, ou indiquer une valeur:
- En D5, vous pouvez ouvrir la liste et choisir un client dans la liste (les clients se saisissent en feuille "Set")
- En B13 s'affiche la date du jour. Vous pouvez mette un jour de moins (p.ex.) en pressant "=TODAY()-1"
- En A12 vous pouvez mettre un texte sur une ligne tel "Selon notre téléphone de ce jour" ou "Cette facture remplace la n° 28"
- En E14, pous pouvez afficher/masquer le mot "Échéance" (celle-ci s'affiche ou est masquée en G14). En feuille Set, en I2, vous pouvez mettre la valeur en jours de votre choix
- En C69, vous pouvez saisir un rabais, p.ex. "5" pour "5%". La colonne G affiche le rabais
- En C70, vous pouvez saisir un acompte/avance, p.ex. "100" pour "CHF 100.-". La colonne G affiche l'acompte
- En A75, vous pouvez afficher un texte de conditions de vente (ces textes sont en feuille "Set")
- En A76, vous pouvez afficher un texte de pied de page (ces textes sont en feuille "Set")
- Il faut filtrer les lignes de la facture, pour ne laisser apparaître que les lignes qui ont des articles. En A16, tapez doucement pour ouvrir le filtre. Sélectionnez "Tout cocher" puis désélectionnez "Vide". Tapez "Terminé"

IMPRIMER LA FACTURE
- Vous devez imprimer la facture (ou réaliser un PDF) avant de copier-coller le document dans la feuille "Archive". Si vous voulez imprimer/faire un PDF après (alors que la feuille "Print" contient encore ce document), effacez provisoirement le dernier numéro de document en bas de feuille "Archive", colonne C. Imprimez le document, puis ressaisissez le numéro tel qu'il était. Quand un document a été effacé de la feuille "Print", il n'est plus possible de l'imprimer/faire un PDF; dans ce cas vous devez ressaisir le document depuis le début, celui-ci aura un nouveau numéro
- Quand la facture est prête, voici comment l'imprimer: pressez l'icône "Clé à molette" en haut à droite, sélectionnez "Imprimer" puis "Imprimer" (quelques réglages de paramètres sont possible) sur imprimante "Apple AirPrint"
- Pour réaliser un PDF, enregistrez le document, pressez l'icône "Clé à molette" en haut à droite, sélectionnez "Exporter sous PDF", choisissez "Exporter la feuille active" "En tant que pages séparées", puis Exporter
- Comme une copie de facture est nécessaire pour vos comptes (imprimée ou en PDF), un bon truc est d'enregistrer le document en PDF (p.ex. "Dupont14.pdf"), puis d'imprimer celui-ci à deux exemplaires (une deuxième copie pour vous)

ARCHIVER LA FACTURE
- Une fois la facture terminée, il FAUT l'archiver (c'est ce qui permet à la numérotation automatique de fonctionner). Allez sur la feuille "Archive"
- En B2 tapez doucement "Client ou Fourn." puis dans la barre des menus qui s'est ouverte "Hyperlien" et "Aller à". Une grande plage de cellule se sélectionne (en gris)
- Tapez doucement sur cette zone, une nouvelle barre de menus s'ouvre, choisissez "Copier"
- Descendez au bas de la feuille, la dernière cellule de la colonne A libre (à partir de A54), tapez doucement et sélectionnez "Collage spécial", "Valeur". La plage se colle
- Si vous vous rendez en feuille "Stats", les statistiques se sont mises à jour, additionnées de la dernière facture. Note: les valeurs qui se stockent en "Stats" viennent uniquement des factures et avoirs (pas des autres documents)

ENREGISTRER UN PAIEMENT DE CLIENT
- Les factures sont stockées en feuille Archive. Sur celle-ci, identifiez la ligne du paiement. Pour cela faites appel aux colonnes suivantes: B pour le nom de vos clients, col. C pour le no de document et col. M pour le total de la facture. Vous pouvez filtrer aussi, p.ex. sur col. B pour ne voir que votre client dont vient le paiement.
- En col. N indiquez le montant payé (inclus l'acompte s'il en avait un; ou bien cela peut être un paiement partiel, notez un paiement partiel de la façon suivante: "=500+1000", ainsi vous aurez l'historique). Remplissez impérativement la col. O (Date pmt) et au besoin le Mode de pmt ainsi qu'une remarque éventuelle
- Dès lors les statistiques (feuille "Stats", ligne 9) sont mises à jour
- Comme vous pouvez filtrer les données en feuille "Archive" ligne 52, il est aisé de voir, p.ex., toutes les offres à un client, combien on lui a accordé de rabais dans le passé, ou de savoir quelles sont les factures ouvertes

LA FEUILLE ART(ICLES)
- Vous pouvez utiliser le numéro d'article (col. A) qui vous convient. Je conseille un numéro court (1001, 1100, 1120, p.ex.) mais vous pouvez aussi saisir un numéro EAN (à 13 chiffres). Je vous conseille de commencer avec un "grand" numéro (p.ex. 1000) pour pouvoir mettre plus tard des articles avec des numéros plus petits, qui seront en haut de liste. En effet, vous devez mettre les numéros dans l'ordre (1000, 1001, 1005...). Mettez les articles que vous appelez souvent en haut de liste. Les numéros doivent être uniques. Ne changez plus les numéros une fois attribués où les statistiques de vos articles seront erronées. Vous pouvez/devez trier les articles sur la colonne A
- Col. B, Désignation. Vous pouvez saisir des descriptions courtes (plus faciles à retrouver) ou longues (avec des sauts de lignes au besoin). En WPS vous pouvez filtrer cette colonne pour, p.ex. afficher toutes les occurence qui ont le mot "bleu", saisissez (sur WPS-Android) "*bleu*" avec des astérisques. Mettez une désignation qui soit claire au début, pour retrouver vos articles dans les listes déroulantes, p.ex. "Alice, Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait...", plutôt que "Il était une fois l'histoire d'une petite fille qui s'appelait Alice"
- Col. C Catégorie ou Unité, ouvre une liste déroulante (pour harmoniser vos catégories). Ces catégories sont à saisir en feuille Set, col. P, que je vous conseille de trier alphabétiquement
- Les prix de vente (D) et d'achat (I) unitaires se comprennent d'eux-mêmes je pense
- Le taux de TVA 1 et 2 se retrouvent en feuille Set, col. H
ExcelgestionMobile v7 offre la gestion de stock en temps réel (inventaire permanent):
Col. F indiquez (manuellement) les entrées en stock au fur à mesure des livraisons que vous recevez (syntaxe: "=200+10" signifie une entrée de 200 et une entrée de 10, soit 210)
Col. G le programme indique la somme des ventes (cumul de vos Factures et Avoirs)
Col. H indique le stock
Col. J et K indiquent la Valeur du stock par article au Prix d'achat (PA) et au Prix de vente (PV)
En feuille "Stats" la Valeur totale du Stock au PA et PV, ainsi que la Marge Brutte (MB) est aussi indiquée

RÉALISATION DE COMMANDES FOURNISSEUR
Vous pouvez faire des commandes à vos fournisseurs. Insérez les coordonnées de vos fournisseurs comme des clients dans la feuille Set. Sélectionnez "Commande fournisseur" en A11 de feuille "Print". Commandez vos articles comme si vous faisiez une facture, indiquez les articles et les quantités l'une après l'autre. Dans la version démo le prix public (PV) de chaque article apparaît. Si vous souhaitez que ce soit le prix d'achat (PA), voire un autre prix ou pas de prix du tout, faites-moi simplement la demande à la commande et je ferai l'adaptation, ceci sans frais. Imprimez à 2 exemplaires et/ou faites un PDF de vos commandes. Lorsque vous recevez la marchandise vous pouvez ajouter les quantités reçues en "Cumul Qté Achat" (col. F, ex.: "=20+5"), ainsi vous aurez un inventaire permanent. Selon le même principe vous pouvez faire des Retours marchandise. Entrez les quantités retournées en négatif ("-1") sur le document; modifiez les quantités en col. F de "Art" comme indiqué précédemment (ex.: "=20+5-3"), de même pour le reste du document. Dans les deux cas, si vous aviez indiqué (col N) les coordonnées abrégées de vos fournisseurs, il sera simple de savoir quoi commander/retourner à qui. De même dans les deux cas, j'ai préparé pour vous un "bas de page - conditions de vente" (modifiable) approprié; utilisez-les!

ENVOYER UNE FACTURE (EN PDF) PAR E-MAIL
C'est possible et peut être effectué de différentes façons, mais cela déborde le cadre de ce tutoriel. Demandez-moi!

DIVERS/LIMITATIONS
- Le format de date peut-être différent selon les plates-formes. Sur WPS pour iOS, il faut saisir "8/15/17" pour le 15 août 2017. Faites vos propres essais au besoin
- Le programme ne permet pas d'envoyer un rappel (sauf si vous re-saisissez le document en mettant "Rappel" comme type de document). Il faut donc que vous gardiez un PDF de chaque facture et que vous modifiez manuellement "Facture" (p.ex. dans un programme qui permet d'éditer les PDF) par "1er rappel" (etc.) avant de l'envoyer à votre débiteur. De même un document ne peut pas être "renvoyé" d'Archive à Print pour, p.ex., transformer une offre en facture. Il convient de le ressaisir
- La feuille "Note" vous permet, en plus des données mise en feuille Set (Partner Data 1 à 3), de stocker des données utiles pour les partenaires de votre choix. Rabais, rabais de quantité, spécifications quand à la livraison, etc. etc. Vous pouvez créer une ou plusieurs fiche(s) pour chacun des partners. Indiquez la date, sélectionnez le partner et indiquez la note
- Si vous devez ajouter un espace blanc (de une ou plusieurs lignes) dans la facture, créez un article ainsi: en Feuille "Art", col. A (Réf), tapez un point "." sur la prochaine ligne libre, suivi de 1 ou plusieurs sauts de lignes (les sauts de lignes se font dans la barre de formule, à droite). Rien d'autre. (Note: la version démo a déjà un article "point" créé, il est en bas de la liste des articles). À l'endroit où vous voulez insérer cet espace blanc, choisisez cet "article"


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