Blog de Christian Roux consacré aux applications Android

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11.- Factures Pro (Sohmware), la plus simple et efficace des applications de facturation sur Android

10.03.2017, màj 07.05.2017 - Factures Pro convient à toutes activités qui doivent générer des Devis, Quittances et Factures (etc) : auto-entrepreneurs, magasins, petites sociétés, à la volée en présence de vos clients, etc. Factures Pro est à la fois simple et puissante. Elle ne requiert pas de connexion à internet. Tout est sur votre périphérique Android, et vous pouvez même la "passer" simplement à un autre appareil Android au besoin. Une connexion (Wi-Fi ou 3G/4G/LTE) n'est requise que pour envoyer un email ou pour imprimer, et encore, je propose une voie pour imprimer via câble USB, donc sans connexion sans fil. Elle permet:

  1. de créer des articles en les saisissant [1], ou en les important en nombre depuis Excel ou Word [2], ou "à la volée", en cours de facturation [3] très simplement (articles uniques ou à ajouter à la liste des articles),
  2. de trouver ses articles très rapidement par filtrage (tapez 2-3 lettres de la désignation et l'article s'affiche, pas besoin de codes-barres. Cependant rechercher par codes-barres est aussi possible),
  3. de donner un rabais global (rabais à 1 article, voir plus bas),
  4. de facturer la TVA HT ou (nouveau) TTC (avec 4 taux à choix) ou de ne pas avoir de TVA du tout. Les clients à l'export (sans TVA) sont possibles,
  5. de générer les factures en PDF "à la volée",
  6. d'envoyer celles-ci par email au client (directement depuis l'application),
  7. d'imprimer (de plusieurs façons possibles) et/ou de réaliser des PDF,
  8. de gérer ses clients (et les importer depuis le carnet d'adresses),
  9. de gérer les paiements (partiels ou complets, aussi avances),
  10. de faire en parallèle plusieurs factures (dans l'hôtellerie p.ex.).
  11. L'ordre des enregistrements peut être modifié.
  12. Un système de backup et de récupération des données est fourni.
  13. Possibilité d'importer des articles et des clients en nombres.
  14. Fonctionne aussi en Anglais et Allemand.
Factures Pro ne permet cependant pas à ce jour:
  • de gérer le stock,
  • de faire des rabais par article (mais je peux vous proposer une méthode semi-automatique pour en faire),
  • de gérer les tps/tvq - au Québec (mais là aussi je sais comment les gérer en semi-automatique),
  • d'exporter votre liste d'articles ou de clients (mais là encore je sais comment le faire).

Vue de la facture. Différents réglages mineurs peuvent être faits quant à la présentation

Voici une présentation de la plupart des paramètres (ainsi que de quelques fonctionnalités) de cette app géniale. Tous les réglages ci-dessous peuvent être faits par vos soins. De mon côté je peux préparer et importer votre liste d'articles et de clients, contactez-moi: c.roux@bluewin.ch.

TUTORIELS - LISTE DES SUJETS

CRÉER VOTRE PREMIÈRE FACTURE

FILTRER LES ARTICLES POUR TROUVER RAPIDEMENT (DEPUIS "PRODUITS" OU "FACTURE")

RÉGLAGES DE TOUS LES PARAMÈTRES

PARAMÈTRES "SAUVEGARDER / RESTAURER"

SUR LA FACTURE, QUELQUES TRUCS BIEN UTILES

SI VOUS VOULEZ ENVOYER UN E-MAIL AVEC LA FACTURE (EN PDF) À VOTRE CLIENT

IMPRIMER (PLUSIEURS FAÇONS, DONT EN USB)

VOICI, AVEC UN PILOTE D'IMPRESSION "HP", COMMENT IMPRIMER

FAIRE UN AVOIR

PRODUITS (ARTICLES) IMPORTER

EXPORTER LES FACTURES POUR EN FAIRE DES STATISTIQUES

COMMENT ALLER PLUS LOIN ?


Voici l'écran de base de "Factures Pro". Les 4 types de documents (Factures, Commandes, Devis et Avoirs) dont les titres peuvent êtres changés (dans le programme mais pas sur la présente page), je le ferai plus bas, en "Facture", "Quittance", "Offre/Devis" et "Avoir". Puis la table Clients qui contient les coordonnées de vos clients. La table Produits (que je préfère nommer "Articles" mais bon!) où sont stockés les articles (je recommence!). La table Paramètres dont je parle en détail plus bas sur ce tutoriel. Feedback vous permet d'envoyer un avis à l'auteur de ce logiciel. Quitter dont je ne sais pas l'usage, sachant que pour quitter réellement l'application, il faut la glisser hors de l'écran quand on est en mode visualisation des applications "ouvertes".



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CRÉER VOTRE PREMIÈRE FACTURE
Vous êtes sur la page d'édition de facture. Celle-ci est composée de 3 parties: l'en-tête (1) , la sélection des articles (2), les articles sélectionnés eux-mêmes (3)



Si vous cliquez sur la date ou la date d'échéance, ce dialogue s'ouvre. Vous pouvez indiquer ou modifier les 3 indications N°, Date et Échéance



En bas d'écran, possibilité de donner un rabais/remise (1), en % ou en valeur, saisissez le montant



Toujours en bas d'écran, vous pouvez saisir le paiement (1) (complet ou acompte) ainsi que la date.



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FILTRER LES ARTICLES POUR TROUVER RAPIDEMENT (DEPUIS "PRODUITS" OU "FACTURE"*)
Vous allez gagner beaucoup de temps! Pressez l'outil "Loupe" (1)

Indiquez quelques lettres de votre recherche (ici "ri", trouve toutes les fiches dont un mot commence par "ri", comme "Rivella". Sur la facture, vous tapez après sur l'article souhaité et indiquez la quantité ("1" est proposé par défaut). Sur Produits, en tapant vous accédez aux détails de ce produit



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RÉGLAGES DE TOUS LES PARAMÈTRES
En menu "Paramètres", voici comment mettre les Paramètres principaux". Mettez vos propres paramètres. L'"Adresse E-mail" apparaîtra dans la raison sociale, sur la facture. La "Signature de l'email" est l'adresse e-mail qui envoie la facture "à la volée". En principe vous pouvez mettre 2x la même adresse (moi j'en ai deux dans l'exemple, mais ce n'est pas indispensable)

Sur cette même page, indiquez le nombre de taux de TVA que vous avez (de 0 à 4), puis indiquez chaque taux (je propose d'avoir un taux à "0%" si vous avez des articles qui n'ont pas de TVA). Indiquez aussi votre monnaie, le nombre de décimales (en principe 2) et cochez ou décochez pour "Désactiver les commandes, devis et avoir". Je propose de décocher pour les voir. Attention, si vous modifiez/ajoutez/supprimez des taux, il faut reprendre votre liste d'articles et les modifier un par un!

Vous pouvez choisir TTC ou HT (2). En-dessus cochez "Arrondir le total à 5 centimes" (1) si vous êtes en Suisse notamment.

Toujours dans les Paramètres, dans "Paramétrage du document", se trouvent les informations qui donneront le format de tous les documents (vous ne pouvez avoir plusieurs réglages différents selon le type de document. C'est aussi pour cette raison que le texte en pied de page - voir plus bas - que je propose, concerne à la fois les quittances, les factures et les offres/devis. À vous de voir ce qui est plus simple, pour moi j'ai fait un texte pour tous les documents). Pour le LOGO, pressez "Sélectionner une image" et choisissez votre logo (il doit avoir une largeur d'env. 420 pixels), et dans Position sur la facture, dites "En haut à droite" puis validez en haut à droite de l'écran. Important: le programme prend votre logo et le réécrit, malheureusement dans une très mauvaise qualité (le logo sortira très mal sur les factures). Pour cette raison je vous conseille de remplacer (dans "/InvoicePro", voir plus bas) le logo "logo.jpg" et "logo_tmp.jpg" par votre propre logo original (deux fois le même, que vous renommez comme indiqué avant soit: "logo.jpg" et "logo_tmp.jpg"). Ainsi votre logo sortira beaucoup mieux
Choisissez format A4 (en principe, A5 donne de mauvais résultats, et Letter est pour certains pays).
Pour le Pied de page voyez plus bas. "Utiliser le format de date alternatif", cochez si vous voulez le mois en lettres. Cochez "Désactiver la date d'échéance" là où la date d'échéance n'est pas utile (p.ex. les Quittances, les Avoirs), autrement décochez (Factures, Offres)

Tapez sur Pied de page pour vous permettre de l'éditer et saisissez le texte que je propose (note: plus haut j'ai expliqué pourquoi j'ai mis un texte qui va à la fois pour les factures, les quittances et les offres/devis, car ce texte doit être changé par un copier-coller chaque fois qu'on fait un autre type de document. J'ai jugé plus simple de mettre le même texte partout) (à noter encore que, avant chaque ligne, j'ai mis 30 espaces, c'est parce que, par défaut, le programme ne centre pas bien le texte de pied de page, il est trop à gauche). Puis dites "Ok"

La "Numérotation des documents" se comprend facilement: indiquez le prochain numéro que vous voulez utiliser (ne supporte QUE des chiffres), p.ex. "1001"
Pour les libellés, copiez ou adaptez selon l'illustration ci-dessous. Si vous avez un café-restaurant-hôtel, vous pouvez remplacer "Commande n°" par "Quittance n°" et utiliser les Commandes pour vos quittances

Voici comment remplacer "Commande" par "Quittance n°"

Suite de l'illustration ci-dessous. Si vous fonctionnez avec TVA ou n'êtes pas en Suisse, modifiez en conséquence. En principe ne changez rien dans Avancé mais vous y voyez que le chemin (path) dans lequel "Factures Pro" s'installe est "/InvoicePro", et cela est très important de le savoir pour retrouver les PDF créés, les archives, etc. En fait ce chemin est pour vous, le programme lui-même est ailleurs



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PARAMÈTRES "SAUVEGARDER / RESTAURER"
Cette fonction est à la fois utile et importante. Importante car c'est LE moyen de ne jamais perdre vos données. Chaque heure (voire plus) quand vous faites une utilisation intensive du programme, lancez "Sauvegarder sur votre mobile (1). Utile, car si vous êtes à l'aise en informatique, vous comprenez que vous pouvez faire beaucoup de choses "pro" avec cette fonction... "Restaurer depuis votre mobile" (2) vous permet de reprende une sauvegarde. À noter que celle-ci contient vos tables clients/produits et documents, pas les données perso dont j'ai parlé plus haut, ces dernières sont stockées dans le programme lui-même. En mettant vos fichiers de sauvegarde sur un autre ordi ou sur le cloud (Drive, p.ex.), vous les sécurisez encore d'avantage

Suite de la rubrique ci-dessus, voici le path/chemin où sont stockés les fichiers *.DB zippés (1) et (2). Note: les factures en PDF sont dans le dossier nommé "2". Les autres PDF dans les dossiers "0", "1" et "3"



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SUR LA FACTURE, QUELQUES TRUCS BIEN UTILES
Pour déduire un rabais global à une facture, voyez dans ce tutoriel la rubrique "CRÉER VOTRE PREMIÈRE FACTURE", la 3e copie d'écran
Pour déduire un rabais à un (1) article (à la fois), saisissez l'article, puis visualisez la facture (pressez "Télécharger" dans le menu en haut à droite), elle indique, p.ex., un total pour cet article de 10 ex. pour un total de 695.-. Puis pressez le bouton "Loupe" (1)

Sélectionnez un article que vous aurez créé préalablement, avec pour désignation "_Rabais 10%" (1) (ou un autre pourcentage), dans le "Prix hors taxe" saisissez les 695.- (2), et comme quantité indiquez "-0.1" (3) (soit 10%, en moins; si c'est 5% vous mettrez "-0.05"). Puis validez et contrôlez. Un rabais de 10%, d'une valeur de 69.50, doit être sur la dernière ligne de votre facture. Placez au besoin le rabais juste sous/après l'article, en le glissant. C'est ainsi que vous pouvez accorder un rabais particulier à un article

Pour supprimer une position dans la facture, la glisser à droite ou à gauche, elle disparaîtra (1). Pour déplacer une position d'article (la mettre en-dessus ou en-dessous), placer le doigt sur celle-ci, puis le glisser en haut ou en bas (vous voyez la description de l'article qui monte ou descend), relâchez quand vous êtes à la bonne place. Allez-y tout en douceur!

On peut mettre après coup (en éditant l'article après l'avoir créé avec une quantité positive et sans décimale), soit une quantité négative (4), soit une quantité avec décimale (3.75), soit les deux!



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SI VOUS VOULEZ ENVOYER UN E-MAIL AVEC LA FACTURE (EN PDF) À VOTRE CLIENT
Dans le mode de saisie de Facture (ou autre document, ici "Commande") (1) pressez en haut à droite sur "Envoyer", si elle ne s'affiche pas automatiquement, saisir l'adresse e-mail du destinataire (2) (votre client), év. copie à vous (3) et en-dessous un éventuel "message" puis pressez le bouton d'envoi (4)



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IMPRIMER (PLUSIEURS FAÇONS, DONT EN USB)
Vous pouvez imprimer depuis le menu Facture en pressant l'icône "imprimante", choisir l'imprimante qui se trouve dans le réseau internet (ou via Google Cloud Print), ou encore branchée en USB si votre Android est compatible USB-Host OTG (on the go), c'est-à-dire que le port USB est compatible pour un clavier, une souris ou, comme c'est le cas ici, une imprimante. Plus bas j'explique comment imprimer sur une imprimante HP via son pilote/driver. Pour un autre pilote ou une autre marque d'imprimante, il faudra adapter la manoeuvre. L'illustration ci-dessous montre, comme exemple, comment accéder à l'impression avec le lecteur PDF Drive



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VOICI, AVEC UN PILOTE D'IMPRESSION "HP", COMMENT IMPRIMER
Paramètres d'impression, pilote HP, indiquer la quantité à imprimer (1). À droite dans format du papier vous choisirez "A4" ou "A5" selon les indications ci-dessous. Allez dans les Paramètres de l'imprimante (2) puis plus tard vous presserez "Imprimer" (3)

Paramètres d'impression, pilote HP >Allez dans les Paramètres (1). Je vais montrer comment changer le format de papier par défaut, pour imprimer la page en A4 ou A5 (voire A6 selon les possibilités de votre propre pilote, c'est possible ou peut-être non faisable)

Paramètres d'impression, pilote HP, désactiver la détection automatique du format de papier (2)

Paramètres d'impression, pilote HP >Sélectionner les formats de papier (1), choisir A5 (2), ou A4 (3) (le mieux est de n'en choisir qu'un, celui que vous voulez utiliser, cela évitera un choix et des erreurs éventuelles). Pressez le bouton "Retour" de votre Android pour revenir sur l'écran du début, et pressez Ok pour valider et lancer l'impression. Il faut bien sûr que vous ayez mis du papier au format choisi dans votre imprimante



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FAIRE UN AVOIR
Commencez par imprimer la facture si ne l'avez pas/plus. Puis, depuis la facture, pressez le Menu (les 3 points) en haut à droite et validez "Déplacez vers" (1) et choisissez "Avoirs". Allez dans le menu "Avoirs", ouvrez, laissez ou modifiez son N°, et imprimez le document (qui s'intitulera "Avoir"). Mettez dans vos comptes la facture et l'avoir ensemble, l'avoir annulant la facture. Vous pouvez aussi faire des avoirs partiels, pour une partie de la facture, p.ex. pour un retour



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PRODUITS (ARTICLES) IMPORTER
Voici comment importer des produits/articles. Demandez-moi, je vous fournis un fichier Excel tout prêt pour mettre vos articles et les importer ici, en une fois. Je peux aussi importer les articles et les clients pour vous. Vous gagnerez probablement du temps car il y a des astuces

Si vous avez respecté la syntaxe pour l'importation, vous aurez un message de ce type. Dites "Importer". J'ai pu importer 3000 articles en deux blocs de 1500, et je pense que 1500 en une fois est proche du maximum. Mais il devrait être possible d'avoir peut-être jusqu'à 10'000 articles ou clients, voire d'avantage



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EXPORTER LES FACTURES POUR EN FAIRE DES STATISTIQUES
Voici comment exporter une facture (doit être fait pour chaque facture individuellement).

Vous aurez besoin brièvement de ces 3 programmes, qui doivent être installés sur votre périphérique Android

Ouvrez "Easy PDF" et pressez l'import de PDF en docx (1)

Cliquez "Sélectionner un fichier" (1)

et sélectionnez votre facture (1), puis "Ok" (2)

Choisissez de l'ouvrir dans "Text Maker Mobile free" (1)

Double-tapez sur le coin en haut à gauche ayant la 1ère ligne de données (1), puis glissez pour sélectionner la dernière colonne, en bas à droite, ayant le dernier "Prix unitaire" (2) (Note: vous ne pouvez sélectionner que des articles n'ayant PAS de sauts de lignes internes)

Choisissez "Edition", "Copier" (1)

Ouvrez "Plan Maker Mobile Free" et le fichier qui contient déjà vos données et la calculation des statistiques. Dans la colonne A de la prochaine ligne libre (1)

Choisissez "Edition", "Coller texte externe" (1)

Le texte se colle, dans chaque ligne et chaque colonne (1)

Si certaines valeurs sont alignées à gauche (ce qui est une erreur) (1)

éditez la cellule et supprimez l'apostrophe (1) et l'espace après le texte (2) (ou d'autres mauvais schémas)

de façon à ce que la valeur soit alignée à droite (1).
Dans une prochaine étape j'introduirai le module qui va calculer les statistiques des ventes



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COMMENT ALLER PLUS LOIN ?
Il manque à Factures Pro une fonctionnalité importante, la totalisation des ventes.
Voici comment contourner cette limite: faites deux copies papier de chaque facture, l'une pour le client et l'autre pour vous. En fin de journée, sur Excel, vous additionnerez les ventes à partir de vos copies de factures

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